絕對(duì)要看：商務(wù)英文信函寫(xiě)法

　　在平日的學(xué)習(xí)、工作和生活里，大家總免不了要接觸或使用書(shū)信吧，書(shū)信具有明確而特定的用途和接受對(duì)象，并有固定的或慣用的格式。那么問(wèn)題來(lái)了，到底應(yīng)如何寫(xiě)一篇優(yōu)秀的書(shū)信呢？下面是小編精心整理的絕對(duì)要看：商務(wù)英文信函寫(xiě)法，歡迎閱讀與收藏。

　　商務(wù)英文信函寫(xiě)法

　　書(shū)信是日常生活中常用的文體，是用以交涉事宜、傳達(dá)信息、交流思想、聯(lián)絡(luò)感情、增進(jìn)了解的重要工具。書(shū)信一般可分為商務(wù)信件或公函（Business Letter or Official Correspondence）和私人信件（Private Letter）兩大類(lèi)。值得注意的是，英語(yǔ)書(shū)信的寫(xiě)法與漢語(yǔ)書(shū)信有一些明顯區(qū)別，應(yīng)特別加以區(qū)分。英語(yǔ)書(shū)信通常包括下面幾個(gè)組成部分：信端、信內(nèi)地址、稱(chēng)呼、正文、結(jié)束語(yǔ)、簽名、附件、再啟等。下面我們將逐個(gè)進(jìn)行介紹。

　　1、信端（Heading）

　　信端即信頭，一般包括寫(xiě)信人的地址和寫(xiě)信日期。一些正式信函的信端還包括發(fā)信人或單位的電話號(hào)碼、電報(bào)掛號(hào)、電傳、傳真和郵政編碼等。 西方國(guó)家中有些信端甚至還有單位負(fù)責(zé)人的姓名、職務(wù)和職稱(chēng)等。 信端的目的是使收信人一看便知道書(shū)信來(lái)自何處，何時(shí)發(fā)出，便于復(fù)信和查閱。用一般的信紙寫(xiě)信時(shí)，信端應(yīng)寫(xiě)在信紙的右上角，若字?jǐn)?shù)較多，可從信紙中間或偏右的地方寫(xiě)起。若字?jǐn)?shù)較少，可適當(dāng)多向右移一些，使整個(gè)信端的重心落在右上角。

　　信端的寫(xiě)法主要有并列式和斜列式兩種。從目前情況來(lái)看，前者更為常用。采用并列式時(shí)，每行開(kāi)頭要左對(duì)齊；采用斜列式時(shí)，每行開(kāi)頭逐次向右移二三個(gè)字母的距離。例如：

　　（1）并列式

　　16 Fuxing Street

　　Beijing

　　Post Code: 100035People’s Republic of China

　　Tel: 63211234

　　Aug. 20, 2004

　�。�2）斜列式（Indented Form）

　　16 Fuxing Street

　　Beijing

　　Post Code: 100035

　　People’s Republic of China

　　Tel: 63211234

　　Aug. 20, 2004

　　寫(xiě)信端時(shí)，先寫(xiě)發(fā)信人的地址，地點(diǎn)的名稱(chēng)按由小到大的順序排列，然后是其它項(xiàng)目和發(fā)信日期。具體次序是：第一行寫(xiě)門(mén)牌號(hào)和街名；第二行寫(xiě)區(qū)名、市（縣）名、�。ㄖ�、邦）名，往國(guó)外寄的信，還要寫(xiě)上國(guó)家的名稱(chēng)；國(guó)家名稱(chēng)的前面加上郵政編碼，其后可寫(xiě)上電話號(hào)碼，最后一行寫(xiě)發(fā)信日期。如果寫(xiě)信人的地址是機(jī)關(guān)單位的名稱(chēng)，則將其作為第一行。如果寫(xiě)信人的單位沒(méi)有門(mén)牌號(hào)碼和街名，則第一行可寫(xiě)上所在班級(jí)或?qū)�業(yè)組的名稱(chēng)；第二行寫(xiě)系、科、室名稱(chēng)；第三行寫(xiě)學(xué)校名稱(chēng)；第四行寫(xiě)市（縣）、�。ㄖ荩┟�稱(chēng)；然后再寫(xiě)郵政編碼、國(guó)名、電話號(hào)碼、發(fā)信日期等項(xiàng)。

　　如果使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，則在每行末尾加逗號(hào)，最后一行的末尾加句號(hào)。但當(dāng)前的信件中行末大都不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，但在每行之內(nèi)該用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的地方，仍要用標(biāo)點(diǎn)。特別要注意的是，門(mén)牌號(hào)碼和街名之間要加逗號(hào)。月份和日期之間不可用逗號(hào)。在西方國(guó)家，城市名稱(chēng)之后往往寫(xiě)有字母或數(shù)字（如 New York, 103），表示城市的郵政編碼。

　　關(guān)于發(fā)信日期的寫(xiě)法，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

　　①年份應(yīng)完全寫(xiě)出，不能簡(jiǎn)寫(xiě)。

　　②月份要用英文名稱(chēng)，不要用數(shù)字代替。

　�、墼路菝�稱(chēng)多用公認(rèn)的縮寫(xiě)式。但 May, June, July, 因?yàn)檩^短，不可縮寫(xiě)。

　　④寫(xiě)日期時(shí)，可用基數(shù)詞1，2，3，4，5，……28，29，30，31等，也可用序數(shù)詞 lst, 2nd, 3rd, 4th, 5th, ……28th, 29th, 30th, 31lst等。但最好用基數(shù)詞，簡(jiǎn)單明了。

　　日期可有下列幾種寫(xiě)法：

　�、� Oct. 20, 2004

　�、� 10 May., 2004

　�、� 3rd June, 2004

　�、� Sept. 16th, 2004

　　其中，①最為通用。

　　2、信內(nèi)地址（Inside Address, Introductory Address）

　　信內(nèi)地址收信人的姓名和地址，寫(xiě)在信紙的左上角，從信紙的左邊頂格開(kāi)始寫(xiě)。

　　英文商務(wù)信函寫(xiě)作格式

　　英文信函分為混合式和齊頭式。

　　混合式：每一段的首行縮進(jìn)兩格。落款在信末中間靠右下的位置。 齊頭式：信的所有內(nèi)容都靠左，段與段之間空一行。

　　英文信函的習(xí)慣用法，由以下幾個(gè)方面組成：

　　(1)信頭 The heading

　　信頭是指信紙上印刷或打印的企業(yè)名稱(chēng)、廠稱(chēng)、地址、電話號(hào)碼、電報(bào)掛號(hào)、主管人姓名等。通常情況下，公司都會(huì)專(zhuān)門(mén)印制帶有信頭的信箋紙，包括發(fā)信人的姓名，地址，電話，傳真等。當(dāng)我們撰寫(xiě)傳統(tǒng)信件時(shí)，直接使用這種信箋紙就可以。

　　(2)編號(hào)和日期 The reference number and the date

　　方便以后查信使用。Your ref: (你方編號(hào)) Our ref: (我方編號(hào))

　　日期通常打印在信頭的右下方位置，或在寄信人姓名和地址的下方位置。日期的英式寫(xiě)法是日、月、年;美式寫(xiě)法是月、日、年。為了避免誤解，日期、年份用數(shù)字表示，月份則用英文表示，第一個(gè)字母要大寫(xiě)，也可用縮寫(xiě)。比如May，1998(美式寫(xiě)法);1，May，1998(英式寫(xiě)法)。

　　(3)信內(nèi)地址 The inside address

　　與信封上的收信人名稱(chēng)和地址相同，通常打印在信紙的左側(cè)，低于日期位置2—4行，也可在簽字位置下2—4行。

　　書(shū)寫(xiě)收信單位名稱(chēng)時(shí)，應(yīng)特別尊重對(duì)方的習(xí)慣，不能隨意增刪公司名稱(chēng)前的冠詞The，也不能隨意改用繁寫(xiě)及縮寫(xiě)，如Company與Co.之間不能互換，否則會(huì)被認(rèn)為是不禮貌的行為。收信人地處的書(shū)寫(xiě)格式與信封相同。

　　(4)稱(chēng)謂 The salutation

　　在英文信函中，相同于“閣下”、“先生”等類(lèi)禮貌性稱(chēng)謂，常用Dear sirs”;稱(chēng)呼企業(yè)，公司的婦女組織常用Madams，Ladies;無(wú)具體收信人姓名用Dear Sir or Madam 稱(chēng)呼收信者。

　　收信人是個(gè)人，就應(yīng)在收信人姓名之前加稱(chēng)謂，如Mr.(先生)，Mrs.(夫人)，Miss(小姐)，Hon(用于稱(chēng)呼市長(zhǎng)、部長(zhǎng)、大使等)，Pres.(總經(jīng)理、會(huì)長(zhǎng)、總統(tǒng)等)，Prof.(教授)等等。

　　(5)開(kāi)頭語(yǔ)The open sentences

　　開(kāi)頭語(yǔ)沒(méi)有統(tǒng)一的格式，但習(xí)慣上先用客套的語(yǔ)句把收到對(duì)方來(lái)信的日期，主題及簡(jiǎn)單內(nèi)容加以綜

　　合敘述，使對(duì)方一目了然這是答復(fù)哪一封去信的。如果是第一次通信，也可以利用開(kāi)頭語(yǔ)作必要的自我介紹，并表明目的要求。開(kāi)頭語(yǔ)一般與正文分開(kāi)，自成一節(jié)，要求簡(jiǎn)單明了。

　　(6)正文 The body of the letter

　　正文的地位和內(nèi)容與中文書(shū)信相同。在英文商業(yè)信函中，信文從稱(chēng)謂下兩行起書(shū)寫(xiě)，行間相距一行，段落間空兩行。信文以占信紙的四分之三為宜，四周留出一定空白，每一行左起第一字要取齊，右起第一字不必一律取齊，但盡量要考慮到整齊美觀。

　　(7)結(jié)尾語(yǔ)The closing sentences

　　結(jié)尾語(yǔ)一般用來(lái)總結(jié)文本所談的事項(xiàng)，提示對(duì)收信人的要求，如“希望來(lái)信來(lái)函定貨”，“答復(fù)詢(xún)問(wèn)”等，另外也附加一些略帶客套的語(yǔ)氣。正文結(jié)束后，另起一段寫(xiě)結(jié)尾語(yǔ)。

　　(8)結(jié)束語(yǔ) The complimentary close

　　英文商業(yè)信函的結(jié)尾是寫(xiě)信人的謙稱(chēng)，相當(dāng)于“敬上”的意思。若收信者為公司，謙稱(chēng)則常用：Yours Truly，Truly Yours，Yours faithfully等;若收信者為個(gè)人，則常用：Yours sincerely，Sincerely yours等。需要注意的是，結(jié)尾的謙稱(chēng)后必須加逗號(hào)。

　　(9)簽署 The signature

　　簽署由兩部分組成，一是寫(xiě)信人的簽名，二是打印出的寫(xiě)信人的姓名。簽名用鋼筆或圓珠筆寫(xiě)在結(jié)尾謙稱(chēng)下5行的位置內(nèi)。盡量不要用印章，用印章的話，說(shuō)明該信件并非本人親自過(guò)目，只是通函而已，不為人重視。為易于辨認(rèn)，在簽名下還應(yīng)打印姓名，有時(shí)還將職銜一并打印。常見(jiàn)的職銜有：Chairman of the Board of directors(董事長(zhǎng))，President或Genera1 Manager(總經(jīng)理)，Director(董事)，Stand Director(常務(wù)董事)，Manager(經(jīng)理)，Head of Department(職員)，Manageress(女經(jīng)理)。

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