公司文件管理制度[通用]

　　在當(dāng)今社會生活中，制度使用的情況越來越多，制度是指在特定社會范圍內(nèi)統(tǒng)一的、調(diào)節(jié)人與人之間社會關(guān)系的一系列習(xí)慣、道德、法律(包括憲法和各種具體法規(guī))、戒律、規(guī)章(包括政府制定的條例)等的總和它由社會認可的非正式約束、國家規(guī)定的正式約束和實施機制三個部分構(gòu)成。那么制度的格式，你掌握了嗎？下面是小編幫大家整理的公司文件管理制度，僅供參考，歡迎大家閱讀。

公司文件管理制度1

　　一、總則及范圍

　　為了保持公司技術(shù)部的技術(shù)文件；項目資料；項目預(yù)算單、決算單的完整性，避免混亂，特制定本標準。

　　本標準適用于技術(shù)部的技術(shù)文件；項目資料；項目預(yù)算單、決算單的管理。

　　二、管理業(yè)務(wù)與分工

　　1.技術(shù)部負責(zé)人。負責(zé)本制度的制定及有關(guān)技術(shù)文件各項管理業(yè)務(wù)的審批及有關(guān)事項的確定。

　　2.技術(shù)員。負責(zé)總則中所述文件的保管、收發(fā)及按本制度進行技術(shù)文件的管理工作。

　　三、管理內(nèi)容與要求

　　1.技術(shù)文件的種類

　�。�1）技術(shù)類文件

　　由技術(shù)部負責(zé)的圖紙及各類工藝規(guī)程、工藝卡片、作業(yè)指導(dǎo)書。

　�。�2）管理類文件

　　由技術(shù)部負責(zé)的.項目的合同；項目資料；項目預(yù)算單、決算單等。

　　2.文件登記

　�。�1）技術(shù)部必須建立《技術(shù)文件管理臺賬》，掌握技術(shù)部全__文件的情況。其臺賬應(yīng)包括：編號、名稱、數(shù)量、文件編制時間。

　　（2）文件接收后，技術(shù)員應(yīng)及時對文件進行分類編號并作記錄。

　　3.文件的歸檔及保管

　　技術(shù)文件的保管由技術(shù)員按檔案類型進行保管。

　　4.文件的借用

　　（1）文件的借閱應(yīng)開具借條并由技術(shù)部領(lǐng)導(dǎo)批準，方可借閱。

　　5.文件的修改與審批

　�。�1）當(dāng)某專業(yè)的工程技術(shù)人員或使用單位的有關(guān)人員提出對不合理或者已經(jīng)落后的技術(shù)文件時，由技術(shù)部該專業(yè)的工程師（或?qū)�業(yè)的業(yè)務(wù)負責(zé)人）分析確定是否需要修改。

　�。�2）技術(shù)文件確定修改后，由技術(shù)部該專業(yè)工程師（或?qū)�業(yè)的業(yè)務(wù)負責(zé)人）填寫《設(shè)計更改單》。

　　《設(shè)計更改單》應(yīng)包括下列內(nèi)容：

　�。╝）技術(shù)文件名稱、編號、或圖紙名稱、圖號；

　�。╞）更改理由；

　�。╟）會審意見、會審簽名；

　�。╠）設(shè)計、工藝負責(zé)人簽名；

　�。╡）修改內(nèi)容和修改要求（以圖紙和文檔形式表現(xiàn)）。

　�。�3）技術(shù)文件的xx與批準

　　一般性的內(nèi)容更改只須將填好的《設(shè)計更改單》交技術(shù)部負責(zé)人進行xx和簽字批準即可。重大內(nèi)容的更改與涉及安全、質(zhì)量、投資等影響面較大的內(nèi)容更改由技術(shù)部召集有關(guān)人員參加審定，會議通過審定后，由技術(shù)部負責(zé)人簽字后交公司批準。

　�。�4）技術(shù)員接到《設(shè)計更改單》后，應(yīng)立即著手工作，更改時，必須把已發(fā)出和保存、儲備的技術(shù)文件一次全部修改完畢以保證技術(shù)文件的統(tǒng)一性（圖紙更改后的發(fā)放除執(zhí)行發(fā)放規(guī)定外，應(yīng)同時將舊圖紙收回并登記）。

　　（5）技術(shù)文件的管理應(yīng)以紙質(zhì)和電子版形式存檔（在登記時應(yīng)作出標記）。

公司文件管理制度2

　　第一節(jié)文件收發(fā)

　　1、公司文件由行政人事部負責(zé)起草和總經(jīng)理審核簽發(fā)；須部門起草簽發(fā)的文件由部門負責(zé)人審核簽發(fā)。

　　2、文件簽發(fā)后，送辦公或部門文秘工作人員統(tǒng)一安排打字，打印后送回起草部門校對，校對無誤方能復(fù)印、蓋章。

　　3、文件和原稿，由辦公歸檔，保存?zhèn)洳椤?/p>

　　4、屬于秘密的文件，核稿人應(yīng)該注明'秘密'字樣，并確定報送范圍。秘密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報送。

　　5、文件統(tǒng)一由辦公負責(zé)發(fā)送。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚，并向文件簽發(fā)人報告報送結(jié)果。秘密文件和由專人按核定的范圍報送。

　　6、外來的文件由辦公專人負責(zé)簽收，并分類登記。由辦公主管提出處理意見后，簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報送給有關(guān)部門，不得積壓遲誤，屬急件的，應(yīng)在接件后即時報送。

　　7、傳閱文件由辦公專人負責(zé)收回，對領(lǐng)導(dǎo)指示的文件，辦公應(yīng)及時組織傳達和落實。

　　8、報刊雜志征訂和郵件收發(fā)由辦公統(tǒng)一辦理。

　　9、財務(wù)文書由財務(wù)管理人員按照財務(wù)管理制度統(tǒng)一辦理

　　第二節(jié)文書打印

　　1、服務(wù)中心的文件，有打印必要時方予打印。內(nèi)部遞傳的簡單請示報告或其他不需打印的文件，一般不予打印。

　　2、公司發(fā)文，需由起草人定稿抄正，經(jīng)有批準發(fā)文權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方準打印。一般文件的打印、復(fù)印、傳真，須經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后才予辦理；部門負責(zé)人不在時，可經(jīng)行政人事部主管同意后辦理。

　　3、私人資料，不得在公司打印、復(fù)印或用公司傳真機遞送，以免影響公司的正常工作。

　　4、文印工作人員應(yīng)認真做好本職工作，按時完成任務(wù)，保證文字和格式不出錯誤。對收到的文件資料，應(yīng)及時給有關(guān)部門、人員送發(fā)，或及時通知有關(guān)人員到文印室來拿取回，不得延誤。

　　5、文印室人員應(yīng)樹立嚴格的保密觀念，不得隨意將打印、復(fù)印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項透露給他人，不得截留任何文件。

　　6、文印室對送來打印、復(fù)印、傳真的文件資料，應(yīng)做好登記，并在月終作統(tǒng)計核算。屬業(yè)務(wù)部門的，由各部門承擔(dān)費用；屬行政、管理部門的，統(tǒng)一歸列辦公開支。

　　7、要節(jié)約使用打印紙張、墨盒，盡可能雙面打印、初稿可以縮小文字和格式，要維護好打印設(shè)施設(shè)備，保證使用效率。

　　第三節(jié)文件書寫

　　一、行文類別

　�。�1）請示：請上級指示和批準，用'請示'。

　�。�2）報告：向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，用'報告'。

　　公司管理制度體系文件文件編號：qms—wy—0203

　　文件名稱：日常辦公管理制度

　　版本號：第1版

　　修改次數(shù)：0

　　章節(jié)內(nèi)容：公文處理管理制度

　�。�3）指示：對下級機關(guān)布置工作，闡明工作活動的指導(dǎo)原則，用'指示'。

　�。�4）布告、公告、通告：對公眾公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項，用'布告'；向國內(nèi)外宣布重大事件，'用公告'；在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事件，用'通告'。

　�。�5）批復(fù)：答復(fù)請示事項，用'批復(fù)'。

　�。�6）通知：傳達上級的指示，要求下級辦理或者需要知道的事項，批轉(zhuǎn)下級的`公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級和不相隸屬單位的公文，用'通知'。

　�。�7）通報：表揚好人好事，批評錯誤，傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項，用'通報'。

　�。�8）決定、決議：對某些問題或者重大行動作出安排，用'決定'；經(jīng)過會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項，用'決議'。

　�。�9）函：平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關(guān)主管部門請示批準等詢問和答復(fù)問題，用'函'。

　�。�10）會議紀要：傳達會議議定事項和主要精神，要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的，用'會議紀要'。

　�。�11）合同：適用于各種合作關(guān)系，合作事項的訂立。

　�。�12）其他：

　　1、司法文書：依據(jù)司法部門規(guī)定程序?qū)嵤��?/p>

　　2、宣傳海報、溫馨提示、簡報：主要用于小區(qū)宣傳。

　　3、簽呈：下級對上級有所請示或報告時使用。

　　4、工作記錄表格：在管理服務(wù)工作中使用。

　　二、書寫格式

　�。�1）紙張：一般a4型紙，其成品幅面尺寸為21 cm×29.7 cm。

　�。�2）邊距：上下：2.54 cm，左右3.17 cm

　�。�3）圖文顏色：未作特殊說明公文中圖文顏色均為黑色。

　�。�4）排版規(guī)格：標題文用4黑體加粗，正文依次宋體、仿宋等小4號，副標題加粗，一般每面排38每行32個字。

　�。�5）裝訂要求：左側(cè)裝訂，不掉頁。

　�。�6）主要標題順序號：依次為一、，（一），1、，（1）。

　�。�7）份數(shù)序號：在版面葉頁腳頁碼，多份多頁應(yīng)注明份數(shù)和總頁數(shù)和順序編號。

　�。�8）附件：有附件的應(yīng)標注清楚

　�。�9）落款成文時間：以全稱落款，日期用漢字將年、月、日標全；'零'寫為'o'，相互對稱；加蓋紅色印章居中下壓成文時間，如果落款頁沒有正文，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決。

　�。�10）正式的紅頭文件應(yīng)按照公文處理辦法書寫。

　�。�11）財務(wù)文書書寫按照財務(wù)管理制度和規(guī)范執(zhí)行。

　　三、內(nèi)容要求：

　　（1）符合國家法律法規(guī)以及地方政策，按照公司各項管理制度。

　　（2）內(nèi)部行文要求規(guī)范嚴謹，宣傳語言應(yīng)當(dāng)生動活潑。

　　（3）內(nèi)容應(yīng)當(dāng)符合主題思想要求，使用通俗語言，簡明平實，準確反映信息。

公司文件管理制度3

　　1.編訂依據(jù)

　　本公司為了規(guī)范化質(zhì)量流程，提升任務(wù)運營流轉(zhuǎn)效率，以對接國際化質(zhì)量管理為努力方向，為完善內(nèi)部質(zhì)量追溯管理，特編制此制度。

　　2.適用范圍

　　本制度適用于公司內(nèi)部記錄和內(nèi)外部發(fā)放文件的管理，是對公司記錄和文件編號的詮釋文件，適用于本公司現(xiàn)涉及的所有記錄和文件。

　　3.責(zé)任部門

　　本制度的編訂和修訂部門為公司ISO體系部。

　　4.制度細則

　　4.1記錄編號規(guī)定

　　4.1.1公司記錄分為內(nèi)部記錄和外來記錄。

　　4.1.2內(nèi)部記錄的設(shè)定格式為：

　　QR + XX + XX + X/X

　　記錄縮寫+隸屬部門+記錄編號+版本號

　　4.1.3外來記錄的設(shè)定格式為：

　�。╓L）QR + XX + XX

　　外來記錄縮寫+隸屬部門+記錄編號

　　4.2公司文件編號規(guī)定

　　4.2.1公司文件分為內(nèi)部文件和外部文件。內(nèi)部文件可以有：

　　（1）標準操作指導(dǎo)書：SOP

　�。�2）標準檢驗指導(dǎo)書：SIP

　�。�3）標準管理程序：SMP

　　4.2.2質(zhì)量手冊的編寫格式為：

　　TXJY + QM + X/X

　　公司簡稱+質(zhì)量手冊縮寫+手冊版本號

　　4.2.3程序文件的設(shè)定格式為：

　　TXJY + QP + XX + X/X

　　公司簡稱+程序文件縮寫+文件編號+版本號

　　4.2.4操作/檢驗規(guī)程、管理程序的.設(shè)定格式為：

　　SOP/SMP/SIP+ XX + XX + X/X

　　文件類別+文件所屬部門+文件編號+版本號

　　4.2.5外來文件的設(shè)定格式為：

　　WL + XX + XX

　　外來文件縮寫+隸屬部門+部門內(nèi)部編號

　　4.3部門編號的規(guī)定

　　4.3.1各部門的編號以組織機構(gòu)圖中的部門名稱為標準，如：

　　行政部AD、人力資源部HR、質(zhì)量部QM、市場部MD、銷售部SD、售后服務(wù)部AS、商務(wù)部MC、采購部PD、倉庫WD。

　　4.4文件編寫格式的確認

　　4.4.1本公司所有文件和記錄分為標題和正文。

　　4.4.1.1公司文件和記錄的標題抬頭采用仿宋字體三號，以保證字體標頭清晰醒目。表格寬度設(shè)定為15厘米，表格內(nèi)容采用單元格對齊方式為中心對齊，行間距設(shè)置為單倍行距，段前首行縮進2字符，段前段后間距設(shè)置為0，同時設(shè)定為自動調(diào)整中文與數(shù)字的間距。

　　4.4.1.2文件內(nèi)容中的一級標題及二級標題采用統(tǒng)一字號，文字方向為從左向右，文字對齊方式為左對齊，字體為宋體（標題）四號，編號方式為多級遞進的編號方式。如：

　　1.

　　1.1

　　1.1.1

　　4.4.1.3公司文件和記錄的正文采用宋體（正文）四號，行間距設(shè)置為單倍行距，段前段后間距設(shè)置為0，頁面布局設(shè)定為上下頁間距2.54厘米，左右設(shè)定為3.18厘米。正文中的數(shù)字與序號全部使用阿拉伯?dāng)?shù)字，章節(jié)序號后空一格編寫內(nèi)容以保證美觀。對于正文中出現(xiàn)的部門、規(guī)章制度、法律法規(guī)應(yīng)名稱完整，不得使用簡稱。正文編寫完成后，應(yīng)通讀流暢，對于應(yīng)進行斷句的內(nèi)容使用中文標點符號進行斷句。

　　4.5文件的發(fā)放和管理

　　4.5.1文件發(fā)行

　　4.5.1.1公司所有現(xiàn)行文件，如：操作規(guī)程、檢驗規(guī)程、崗位操作說明書等。文件全部由體系部進行統(tǒng)一發(fā)放，并對發(fā)放的文件記入《文件發(fā)放管理臺賬》，在臺賬中記清發(fā)放文件數(shù)量，并由簽收人當(dāng)面進行簽收。

　　4.5.2文件補發(fā)

　　4.5.2.1文件簽收人應(yīng)對發(fā)放的文件妥善保存，如因文件保存不當(dāng)，不慎丟失，請?zhí)顚憽段募�補發(fā)申請表》并交于體系部留檔，當(dāng)體系部收到文件補發(fā)申請后，將于三內(nèi)日將補發(fā)的文件交于申請部門。

　　4.5.3文件更換

　　4.5.3.1本公司所執(zhí)行文件如有更新、替換情況發(fā)生，將由體系部發(fā)送郵件至相應(yīng)文件隸屬部門，通知并予以更換，更換的文件將計入《文件更新?lián)Q版臺賬》。請各文件執(zhí)行部門注意，換版的文件的版本號將有所發(fā)生變化，如：原文件版本號為A/0,那么修改后的版本號則為A/1，如發(fā)生換版，則版本號變化為B/0。

　　4.5.4文件受控

　　4.5.4.1下發(fā)文件應(yīng)加蓋體系部的文件受控章，由部門編制的文件應(yīng)統(tǒng)一交由體系部進行文件格式的確認審核，審核后的文件下發(fā)至員工手中應(yīng)具有受控章，無受控章的為無效文件。

　　4.5.5文件編號

　　4.5.5.1由各部門編號的文件應(yīng)統(tǒng)一編號格式，部門內(nèi)編制的文件應(yīng)及時進行梳理，文件編號不得重復(fù)。如部門文件編號在執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)重復(fù)應(yīng)及時上報體系部進行核對并處理。

公司文件管理制度4

　　1.目的

　　及時糾正在服務(wù)過程中產(chǎn)生的不合格,防止不合格服務(wù)的再發(fā)生,識別潛在的不合格原因,防止?jié)撛诓缓细穹��?wù)的產(chǎn)生,實現(xiàn)持續(xù)改進,為顧客提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

　　2.適用范圍

　　適用于公司所有糾正預(yù)防措施活動的實施。

　　3.職責(zé)

　　3.1管理者代表負責(zé)監(jiān)督、協(xié)調(diào)改進、糾正和預(yù)防措施的實施。

　　3.2質(zhì)主管負責(zé)在公司質(zhì)量體系(活動)出現(xiàn)或存在潛在的質(zhì)量問題時發(fā)出相應(yīng)的通知,并跟進驗證實施效果。

　　3.3部門相關(guān)主管負責(zé)落實糾正和預(yù)防措施的實施。

　　3.4產(chǎn)生不合格服務(wù)的部門主辦以上管理人員負責(zé)組織調(diào)查產(chǎn)生不合格的原因,制定糾正措施。

　　3.5公司所有員工都有提出和實施糾正預(yù)防措施的責(zé)任。

　　4.方法和過程控制

　　4.1糾正措施

　　4.1.1對公司所有活動中存在的不合格進行分析,確定不合格原因,采取糾正措施予以改善,消除不合格并防止其再次發(fā)生。

　　4.1.2對以下信息采用統(tǒng)計技術(shù)或試驗的方法進行識別,對不合格項進行確定。

　　a.顧客的投訴(建議)

　　b.緊急事件及重大質(zhì)量事故

　　c.品質(zhì)主管對各部門日常工作的檢查和建議

　　d.對分承包服務(wù)的評估

　　e.顧客滿意度調(diào)查的輸出

　　f.內(nèi)、外審報告

　　g.管理評審的各項輸出

　　h.其他不符合公司質(zhì)量方針、目標及質(zhì)量體系要求的情況

　　4.1.3對于情況f,審核小組按《內(nèi)部質(zhì)量審核程序》的要求執(zhí)行。

　　4.1.4對于情況d,品質(zhì)主管填寫《糾正和預(yù)防措施實施記錄表》,交責(zé)任部門通知分承包方,要求分承包方對原因進行分析,提出糾正措施反饋;品質(zhì)主管對其措施審核后由責(zé)任部門跟進落實情況,相關(guān)結(jié)果在《糾正和預(yù)防措施實施記錄表》上進行記錄,并簽名確認,該表品質(zhì)主管和責(zé)任部門各存一份。

　　4.1.5對于情況g,由管理者代表負責(zé)監(jiān)督執(zhí)行。

　　4.1.6對于其他不合格,品質(zhì)主管填寫《糾正和預(yù)防措施實施記錄表》,對不合格事實進行描述后發(fā)往責(zé)任部門,責(zé)任部門對不合格事實進行確認后填寫'原因分析'項目,制定糾正措施并實施,品質(zhì)主管負責(zé)對糾正措施進行評估并跟蹤驗證實施效果,表格品質(zhì)主管和責(zé)任部門各留存一份。

　　4.1.7對日常工作中出現(xiàn)的不合格,按《不合格服務(wù)處理程序》和《顧客投訴(建議)處理程序》進行處理。

　　4.1.8因質(zhì)量體系或服務(wù)規(guī)范引起的不合格,由品質(zhì)主管組織相關(guān)人員進行論證,提出修改意見,呈交總經(jīng)理或管理者代表審批后修改下發(fā),并保存與此有關(guān)的文件和記錄。

　　4.1.9因員工素質(zhì)引起的不合格,由人事行政主管會同責(zé)任部門主管采取人事調(diào)整、處罰或加強員工培訓(xùn)等措施,總經(jīng)理負責(zé)監(jiān)督實施。

　　4.1.10因服務(wù)設(shè)備或設(shè)施引起的不合格,采取的糾正措施包括增加或更換設(shè)備設(shè)施、重新選擇分承包方、內(nèi)部調(diào)配及進行合理技術(shù)改造等,由總經(jīng)理負責(zé)監(jiān)督實施。

　　4.1.11對出現(xiàn)的嚴重或具有代表性的不合格,由品質(zhì)主管根據(jù)總經(jīng)理意見組織有關(guān)部門開展專題討論,對質(zhì)量問題進行綜合分析,指定措施并組織實施,并總經(jīng)理負責(zé)監(jiān)督。

　　4.2預(yù)防措施

　　4.2.1對公司所有活動中潛在的不合格進行識別,分析其原因并采取相應(yīng)預(yù)防措施,以防止不合格的發(fā)生。

　　4.2.2對以下信息進行分析,識別潛在不合格

　　a.日常工作中反映出來的問題

　　b.品質(zhì)主管對日常工作的檢查和有關(guān)建議

　　c.顧客滿意度調(diào)查結(jié)果

　　d.以往管理評審的情況

　　e.以往預(yù)防和糾正措施的`實施情況

　　f.內(nèi)、外審結(jié)果

　　4.2.3各部門應(yīng)根據(jù)日常工作中反映出來的問題識別潛在不合格,并根據(jù)其影響制定預(yù)防措施。

　　4.2.4各部門未能識別的潛在不合格,根據(jù)潛在問題的影響程度,由品質(zhì)主管召集相關(guān)部門講明原因,制定預(yù)防措施,同時指定責(zé)任部門。品質(zhì)主管填寫《糾正和預(yù)防措施實施記錄表》的潛在不合格事實欄,責(zé)任部門分析原因后制定預(yù)防措施并付諸實施,品質(zhì)主管負責(zé)跟蹤并驗證實施效果,同時對有效性進行評審。在《糾正和預(yù)防措施實施記錄表》上簽字確認,表格品質(zhì)主管與責(zé)任部門各留存一份。

　　4.2.5品質(zhì)主管負責(zé)對各部門所采取的預(yù)防措施、實施過程和結(jié)果予以記錄,整理后提交管理評審。

　　4.3在改進、糾正和預(yù)防措施的實施過程中,管理者代表負責(zé)配置必要的資源,協(xié)助分析原因和確定責(zé)任部門,并監(jiān)督措施實施過程。

　　4.4由改進、糾正和預(yù)防措施引起的對體系文件的任何更改,按《質(zhì)量體系文件管理辦法》執(zhí)行。

　　5.質(zhì)量記錄和表格

　　jsnhwy8.0-04-f1《糾正和預(yù)防措施實施記錄表》

公司文件管理制度5

　　一、總則

　　第一條、為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合企業(yè)實際情況，特制訂本制度。

　　第二條、文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文、同級函、電、來文、企業(yè)上報下發(fā)的各種文件、資料。

　　二、收文的管理

　　第三條、公文的簽收

　　1、凡接收公文均由秘書登記簽收后分別轉(zhuǎn)交相關(guān)部門，在簽收和拆封時，秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。

　　2、對政府部門發(fā)來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應(yīng)立即報告有關(guān)部門，并登記差錯文件的文號。

　　第四條、公文的閱批與分轉(zhuǎn)

　　1、凡正式文件均需由秘書根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送總經(jīng)理親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

　　2、一般函、電單據(jù)等，由秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應(yīng)同主辦部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

　　3、為加速文件運轉(zhuǎn)，秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到總經(jīng)理辦公室，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天。

　　第五條、文件的傳閱與催辦

　　1、傳閱文件應(yīng)嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借給其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。

　　2、閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當(dāng)天閱讀完后應(yīng)在下班前將文件交秘書處，閱批文件一般不得超過兩天，閱后簽名以示負責(zé)。如有總經(jīng)理“批示”、“擬辦意見”，秘書應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和總經(jīng)理批示辦理有關(guān)事宜。

　　3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。

　　4、文件閱完后應(yīng)送交秘書，切忌橫傳。

　　5、行政秘書對文件負有催辦檢查督促的.責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放或分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得秘書同意予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時周轉(zhuǎn)歸檔。

　　三、文件借閱和清退

　　第六條、各部門有關(guān)人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門主管簽寫便條，對有密級的文件須秘書同意后方可借閱。

　　第七條、借閱文件應(yīng)嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾畫等。

　　第八條、各部門應(yīng)具體指定責(zé)任心強的主管負責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

　　四、文件的立卷與歸檔

　　第九條、文件的歸檔范圍

　　凡下列文件統(tǒng)一由行政秘書歸檔：

　　1、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和經(jīng)營工作的各類計劃、統(tǒng)計、季度、年度報表等。

　　2、各種專業(yè)例會記錄。

　　3、企業(yè)召開重要會議所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等。

　　4、有保存價值的客戶資料及處理結(jié)果。

　　5、企業(yè)日志和大事記。

　　第十條、立卷要求

　　1、文件的立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

　　2、立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

　　3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

　　五、文件的銷毀

　　第十一條、對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件，秘書應(yīng)定期清理造冊并按行政有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。

　　六、附則

　　第十二條、本制度解釋權(quán)歸行政部。

　　第十三條、本制度自公布之日起執(zhí)行。

公司文件管理制度6

　　第一條檔案的定義與范圍

　　檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各部門及員工在從事業(yè)務(wù)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動中所直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、帳冊、報表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

　　第二條檔案管理的原則

　　檔案管理分為統(tǒng)一管理和分散管理相結(jié)合。即公司檔案由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理,各部門除已移交總經(jīng)理辦公室的檔案外,其它檔案文件由部門自行保管,以便于及時利用,維護檔案文件的完整與安全。

　　第三條檔案管理的責(zé)任部門和責(zé)任人

　　公司總經(jīng)理辦公室為公司檔案的主管部門,設(shè)專門的檔案管理人員,負責(zé)管理公司的各類檔案,做好登記、歸類、保管、索引、提供利用,并負責(zé)對各部門資料管理員進行工作指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查;

　　各部門設(shè)有資料管理員,負責(zé)本部門資料管理,并接受公司檔案管理員的監(jiān)督和檢查。

　　第四條歸檔的范圍

　　1.公司證照及企業(yè)設(shè)立和變更的申請、審批、登記以及終止等方面的文件材料(包括企業(yè)的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同);

　　2.公司與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等;

　　3.公司會議記錄、紀要和決定(包括發(fā)布的通知、通報、機構(gòu)調(diào)整、任免、獎懲以及公司的規(guī)章制度);

　　4.公司制訂的計劃、統(tǒng)計、預(yù)決算、工作總結(jié);

　　5.公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書、招投標文件等;

　　6.公司的各類申請、請求與相關(guān)部門的批復(fù);

　　7.財務(wù)、會計及其管理方面的文件材料,公司歷年來的憑證、賬本等;

　　8.公司法律事務(wù)管理方面的文件材料;

　　9.公司各項目的技術(shù)圖紙等資料;

　　10.反映公司歷史沿革及公司重大活動的電子版照片及音像資料;

　　11.其它對公司具有利用價值和保存價值的文件資料(含各類載體,如電子文本等);

　　12.公司歷年獲獎資料。

　　第五條歸檔要求

　　整理辦法:分為文書檔案和工程項目檔案(竣工工程檔案立卷,未竣工工程資料整理成冊)。

　　1.歸檔的文件材料,應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則,結(jié)合歸檔要求和文件內(nèi)容進行歸檔。

　　2.在一個卷內(nèi)(檔案袋、盒)的文件資料要有清晰的《卷內(nèi)文件目錄》,并且按項目、內(nèi)容或文件形成時間,系統(tǒng)的排列。

　　3.案卷標題要簡明準確,整理好的案卷要確定保管期限,原則上分為永久、長期(十年以上)、短期(十年以下)三種。確定保管期限的基本原則是:

　�。�1）對公司有長遠利用價值的檔案應(yīng)永久保存;

　�。�2）對公司在一定時期內(nèi)有利用價值的檔案分別為長期或短期保存;

　�。�3）凡是介于兩種保管期限之間的'檔案,其保管期限一律從長。

　　4.按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫《卷內(nèi)備考表》。

　　5.全部案卷組成后,要對案卷作統(tǒng)一排列并編寫檔案號,然后逐卷登記,填寫《案卷總目錄》。

　　第六條過程管理

　　屬于公司保管的檔案文件:各部門資料員做好平時文件的預(yù)立卷工作,并在每月初或事件結(jié)束后將上月需歸檔的文件整理成冊移交總經(jīng)理辦公室保管,任何人不得據(jù)為已有。

　　第七條檔案銷毀規(guī)定

　　公司檔案文件銷毀:檔案在超出規(guī)定保存期限一年后,可由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員整理出庫進行銷毀。銷毀檔案時必須慎重從事。銷毀前由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員一起將需要銷毀的資料列出銷毀清單,由資料所屬部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》進行申請,報銷毀資料所屬部門的部門經(jīng)理、主管副總審批,最后經(jīng)總經(jīng)理同意后,兩人以上執(zhí)行銷毀程序,并在銷毀清單上簽字確認,公司檔案管理員全程監(jiān)督。銷毀檔案要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定,銷毀清單由公司檔案員留存,以便備查。

　　部門檔案文件銷毀:部門形成的文件資料無利用價值時,可由本部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》。提出銷毀申請,部門經(jīng)理審批同意后,兩人以上執(zhí)行銷毀程序并簽字確認。銷毀清單由本部門資料員留存,以便備查。

　　第八條檔案借閱

　　1.因工作需要借閱存在總經(jīng)理辦公室的公司檔案的,應(yīng)事先填寫檔案借閱單,逐級審批,經(jīng)總經(jīng)理同意后方可借閱。

　　2.員工不得攜帶公司原件材料外出,確因工作需要外帶時,需在填寫檔案借閱單時注明外帶原因,待總經(jīng)理審批同意后方可外帶,用畢歸還。

　　3.借閱檔案者必須對所借檔案妥善保管,不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等,更不能隨意亂放,以免遺失。

　　4.部門檔案借閱由資料員填寫《文件資料發(fā)放、借用記錄表》做好記錄,借閱人簽字確認,并按時歸還。

　　5.總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理公司資料復(fù)印件。公司檔案管理員或總經(jīng)理辦公室秘書需要在文件資料復(fù)印件上加注“僅供…使用”的用途說明。

　　第九條檔案備份規(guī)定

　　公司所有有價值的文件、報表、業(yè)務(wù)資料等檔案,須存有電子掃描文檔,無法電子掃描文檔的,必須做好備份。

　　第十條檔案保管

　　1.公司檔案員在接收文件資料存檔時,必須認真驗收,填寫《文件資料移交登記表》,送檔人和接檔人均須簽字確認,完成檔案交接手續(xù)。

　　2.對于已存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁夾和影集等,按編號順序排列在資料柜內(nèi)。

　　3.檔案管理員要定期對庫存檔案進行清理核對,做到帳、物相符,對破損或載體變質(zhì)的檔案,要及時進行修補和復(fù)制。庫存檔案如移交、作廢和遺失時,須注明原因,保存依據(jù)。

　　第十一條檔案保密規(guī)定

　　公司所有人員均應(yīng)嚴格遵守公司的保密規(guī)定,違者依據(jù)公司“獎懲條例”嚴肅處理。

公司文件管理制度7

　　*****發(fā)展有限公司

　　目錄

　　總則...........................................................3

　　員工招募.........................................................4

　　培訓(xùn)制度......................................................6

　　考勤管理辦法...................................................8

　　休假管理辦法...................................................9

　　福利制度........................................................11

　　生育保險津貼制度...................................................13

　　困難補助金管理辦法.................................................15

　　離職管理辦法..................................................17

　　工作服與工作證管理規(guī)定.............................................19

　　用車管理制度..................................................20

　　衛(wèi)生管理制度..................................................21

　　報刊雜志的管理辦法.................................................22

　　工具、耗材領(lǐng)用制度.................................................23

　　辦公用品與日常用品管理.............................................24

　　總則

　　一、為建立組織，健全制度，使公司各項管理制度、規(guī)范化、，特制訂本規(guī)定，凡本公司所屬員工都應(yīng)遵守本規(guī)定。

　　二、本公司員工任用、擔(dān)保、工作時間、請假休假、出差、培訓(xùn)、福利、考勤考核、獎懲、年資、離職等事項除國家有規(guī)定外，皆按本規(guī)定辦理。

　　三、本公司員工應(yīng)團結(jié)友愛，忠于職守，遵守公司各項規(guī)章制度，服從各級主管人員的合理指揮與安排，不得陽奉陰違或敷衍塞責(zé)。

　　四、本公司員工應(yīng)遵紀守法，努力學(xué)習(xí)科學(xué)文化知識，不斷提高自身修養(yǎng)。

　　五、本公司員工對內(nèi)應(yīng)認真工作，愛惜公物，減少損耗，提高業(yè)務(wù)水平和工作效率，對外應(yīng)嚴守公司商業(yè)機密（公司的產(chǎn)品、圖紙、內(nèi)部文件資料、贏利情況、銷售計劃、客戶資料、工資福利等均屬公司機密）。

　　六、本公司員工應(yīng)尊重公司信譽，除辦理本公司指定外，不得擅用本公司名義，嚴禁用公司名義在外招搖撞騙。

　　七、本公司員工對外接洽事項時（包括電話洽談），應(yīng)態(tài)度謙和，特別注意文明用語，不得滿懷不滿情緒，有損害公司形象的行為。

　　八、本公司員工應(yīng)遵守國家法律，嚴禁有酗酒鬧事，吸食毒品、賭博、拉幫結(jié)派等行為。

　　九、本公司員工應(yīng)發(fā)揚團隊精神，心胸豁達，勤奮敬業(yè)，始終保持勤儉創(chuàng)業(yè)的精神。

　　十、本制度經(jīng)行政會議通過后，試用實施，若試用期間有疑問，可向行政部以書面形式提出意見，再由行政部組織會議研究修訂，其他任何人員不得擅自修改。

　　行政部

　　20xx年1月1日

　　員工招募

　　為了開發(fā)人力資源，為公司注入新的血液，規(guī)范公司的員工招募如下：

　　一、招聘

　　1、準備：各部門經(jīng)理根據(jù)其工作需要進行人員編制或根據(jù)人力需求填寫人員增補單，經(jīng)總經(jīng)理批準后交行政部進行招聘。

　　2、本公司所需人員一律公開條件向社會公開招聘，以學(xué)識、品德、能力、經(jīng)驗、體格適合于該工作崗位為聘用原則。公司內(nèi)部人員也可以推薦，但必須按規(guī)定程序進行。

　　3、初試：應(yīng)聘人員自備個人簡歷帶齊相關(guān)證件到行政部進行面試，技術(shù)人員、銷售人員需進行筆試。

　　3、復(fù)試：行政部面試后將其資料與筆試試卷一起交予部門經(jīng)理再由部門經(jīng)理和總經(jīng)理統(tǒng)一安排時間對應(yīng)聘者進行復(fù)試，再把最后結(jié)果通知行政部。

　　二、錄用

　　1、經(jīng)復(fù)試合格的人員接到通知后，按其指定日期到行政部辦理入職手續(xù)，并繳相關(guān)證件（學(xué)歷證、身份證復(fù)印件各一份，照片兩張），由行政部統(tǒng)一安排崗前培訓(xùn)。

　　2、凡應(yīng)聘者有以下情形之一者，不予錄用。

　　1）曾在本公司被開除或未經(jīng)批準擅自離職者。

　　2）經(jīng)指定醫(yī)院體檢不合格者。

　　3）未滿16周歲的未成年公民。

　　4）品性惡劣，經(jīng)其他公私營機構(gòu)開除者（需有確鑿證據(jù)）。

　　5）違法犯法吸食毒品者。

　　三、擔(dān)保

　　1、經(jīng)公司雇用的.經(jīng)濟管理（財務(wù)人員）或認定其職務(wù)有必要提供擔(dān)保者（倉庫保管員、安全保衛(wèi)員等）必須于到職前辦理擔(dān)保手續(xù)（經(jīng)濟擔(dān)保，本地有正當(dāng)職業(yè)、固定收入、固定資產(chǎn)的人士擔(dān)保，合法有實力的團體擔(dān)保）。

　　2、被擔(dān)保人如有下列情形之一者，連帶賠償責(zé)任。

　　1）營私舞弊或其他不法行為使本公司造成損失者。

　　2）侵占、挪用公款、公物或損壞公物者。

　　3）竊取機密技術(shù)資料或財物者。

　　五、試用

　　1、本公司新進人員除特殊情況經(jīng)總經(jīng)理批準免予試用外，一律先經(jīng)試用。

　　2、新進人員一般試用期為1－3個月，試用期表現(xiàn)特別優(yōu)秀者，經(jīng)直屬主管呈報上級核準可縮短試用期限，但至少不少于原試用期的一半；若在試用期表現(xiàn)不佳者，可當(dāng)場予以辭退。

　　3、新進人員試用期滿后由行政部通知部門經(jīng)理對其進行試用期考核，考核合格者由行政部辦理轉(zhuǎn)正手續(xù)；考核不合格者若有培訓(xùn)潛能可考慮延長試用期（最長2個月），否則予以辭退，且不得提出異議。

公司文件管理制度8

　　1目的

　　規(guī)范分公司檔案資料的管理工作。

　　2適用范圍

　　適用于分公司所有檔案資料的管理工作。

　　3職責(zé)

　　3.1行政部負責(zé)分公司的文件、資料的打印、歸類、發(fā)放及登記工作,并保存分公司在管理服務(wù)活動中形成的各類檔案。

　　3.2各部門負責(zé)管理本部門在管理服務(wù)活動中形成的各類檔案。

　　3.3分公司總經(jīng)理負責(zé)上報分公司文件、對外公開文件的發(fā)放審批工作。

　　3.4分公司總經(jīng)理負責(zé)審批已過保存期檔案資料的銷毀工作。

　　4實施程序

　　4.1歸檔保存的文件

　　4.1.1分公司在管理服務(wù)或公務(wù)活動中形成的工作計劃、外來文件、報告、質(zhì)量記錄及與工作有關(guān)的圖表、統(tǒng)計資料等。

　　4.1.2在工作中形成的圖紙、操作說明書等技術(shù)檔案。

　　4.1.3在專門業(yè)務(wù)活動中形成的各種檔案,如:會議紀要、聲像檔案、工作記錄等專項檔案。

　　4.2文件、資料歸檔的要求。

　　4.2.1歸檔的文件資料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家標準。

　　4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全。

　　4.2.3每類建設(shè)工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加,對其文件材料(含有關(guān)圖紙等)完整性、準確性、系統(tǒng)性進行鑒定和驗收。

　　4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系,并進行科學(xué)分類、立卷和編號。

　　4.2.5案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容,并區(qū)分保管期限。

　　4.3檔案資料的保管。

　　4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理。

　　4.3.2存放檔案必須有專用柜架,在排列上架時,應(yīng)按照類別和保管部門的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

　　4.3.3底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的.底圖入庫時,要認真檢查其修改、補充情況,并在檔案資料盒內(nèi)的面層上注明修改情況。

　　4.3.4存入膠片、照片、錄像帶、軟盤、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火資料柜內(nèi)。必要時采取復(fù)制、拷貝。

　　4.3.5每年一季度,對上一年度的各種資料檔案進行歸檔,并對庫藏檔案進行清理核對和質(zhì)量檢查工作,做到完好、齊全。對破損或載體變質(zhì)檔案,要及時進行修補和復(fù)制,發(fā)現(xiàn)檔案發(fā)霉或蟲害要及時消殺。

　　4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設(shè)施。

　　4.3.7質(zhì)量記錄保存期為二年。

　　4.4檔案資料借閱管理。

　　4.4.1分公司所有人員都有保護檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。

　　4.4.2分公司員工查閱檔案資料,必須辦理登記手續(xù)。

　　4.4.3在借閱檔案資料時,應(yīng)做到以下幾點:

　　4.4.3.1按規(guī)定辦理登記手續(xù),定期歸還;

　　4.4.3.2要愛護檔案資料,不得丟失;

　　4.4.3.3所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫;

　　4.4.4借出和歸還檔案時,應(yīng)辦理清點手續(xù),由資料檔案員和借閱者當(dāng)面核對清楚。

　　4.4.5檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當(dāng)事者責(zé)任。

　　4.4.6調(diào)離或辭職的人員,必須辦理文檔移交后方可辦理調(diào)離手續(xù)。

　　4.5檔案鑒定和銷毀

　　4.5.1檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負責(zé)進行,鑒定小組由分公司總經(jīng)理、各部門經(jīng)理、資料檔案員和有關(guān)業(yè)務(wù)管理人員組成,日常的鑒定工作由行政部資料檔案員負責(zé)。

　　4.5.2檔案鑒定小組的任務(wù):

　　4.5.2.1負責(zé)制訂檔案保管期限表;

　　4.5.2.2對到期檔案提出存、毀意見。

　　4.5.3確定保管期限原則

　　4.5.3.1對有長遠利用價值(如技術(shù)圖紙、操作說明書等),并能反映分公司職能活動和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存。

　　4.5.3.2凡是在一定時間有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。

　　4.5.4鑒定工作應(yīng)該每年進行一次,由資料管理員在每年1月初提出。

　　4.5.5鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確、不完整,應(yīng)及時責(zé)成有關(guān)人員負責(zé)修改和補充。

　　4.5.6銷毀檔案的程序包括:

　　4.5.6.1鑒定小組應(yīng)列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報告分公司總經(jīng)理審批,銷毀清單及報告要保存。

　　4.5.6.2檔案銷毀時,由行政部經(jīng)理進行監(jiān)銷并在銷毀清冊上簽名。

　　4.5.7銷毀檔案資料時,要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定,對在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或?qū)Ψ止�司造成損失的,將根據(jù)有關(guān)規(guī)定進行處理。

　　5相關(guān)文件和質(zhì)量記錄表格

　　5.1《檔案管理制度》

　　5.2《保密規(guī)定》

　　5.3《文件發(fā)放登記表》

　　5.4《文件借閱登記表》

公司文件管理制度9

　　第一節(jié) 總則

　　一、為適應(yīng)公司全方位規(guī)范化科學(xué)管理,做好公司文件管理工作,使之規(guī)范化和制度化,特制定本制度。

　　二、公司文件是傳達方針政策,發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請示和答復(fù)問題、指導(dǎo)商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具。因此,必須認真做好文件的管理工作,有效地為公司發(fā)展服務(wù)。

　　三、公司全體員工都應(yīng)發(fā)揚深入調(diào)查、聯(lián)系群眾、結(jié)合實際、實事求是和認真負責(zé)的工作作風(fēng),努力提高文件質(zhì)量和處理效率。

　　四、文件處理必須做到準確、及時、安全,嚴格按照規(guī)定的時限和要求完成。公司文件由總經(jīng)辦統(tǒng)一發(fā)放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔。

　　第二節(jié) 文件分類

　　一、規(guī)定。

　　發(fā)布重要的行政規(guī)章制度,采取重大的.強制性行政措施,用"規(guī)定"。

　　二、決定、決議。

　　對重要事項或重大行動做出安排,用"決定"。

　　經(jīng)會議討論通過并要求貫徹的事項,用"決議"。

　　三、通知。

　　轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)文件,批轉(zhuǎn)下級文件,要求下級辦理和需要共同執(zhí)行的事項,用"通知"。

　　四、通報。

　　表彰先進,批評錯誤,傳達重要信息,用"通報"。

　　五、請示、報告。

　　向上級請求批示與批準,用"請示"。

　　向上級匯報工作、反映情況、提出建議,用"報告"。

　　六、批復(fù)。

　　答復(fù)請示事項用"批復(fù)"。

　　七、函。

　　商洽工作、詢問問題、向有關(guān)主管部門請求批準等,用"函"。

　　八、會議紀要。

　　傳達會議議定事項和主要精神,要求與會者共同遵守的,用"會議紀要"。

　　第三節(jié)文件格式

　　一、文件一般由標題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、密級、緊急程度、正文、 、發(fā)文時間、印章、主題詞、主送單位(部門)、抄報(送)單位(部門)等部份組成。

　　二、文件標題應(yīng)準確簡要概括文件的主要內(nèi)容。

　　三、發(fā)文字號包括、年號、順序號。

　　四、公司發(fā)文分為四種:

　　①"發(fā)"、②"人發(fā)"、③"客發(fā)"。

　　冠以上述發(fā)文的內(nèi)發(fā)文件應(yīng)對全公司具有效力,對外發(fā)文應(yīng)代表公司的整體意志。

　　發(fā)文一般應(yīng)該是對公司各方面事務(wù)具有一定指導(dǎo)性或約束力的事項的宣告,日常的程序性、流程性文件則應(yīng)以工單、請示、報告、簡報等形式流轉(zhuǎn)。力避隨意發(fā)文。

　　"發(fā)"用于公司及各部門的對內(nèi)對外發(fā)文,由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號; "人發(fā)"、"客發(fā)"分別用于人力資源部的對內(nèi)對外發(fā)文及客戶服務(wù)中心的對外發(fā)文,文件由發(fā)文部門自行編號,總經(jīng)辦統(tǒng)一認定。

　　(公司其他部門均以"發(fā)"的發(fā)文,以②、③發(fā)文,須在發(fā)文權(quán)限范圍內(nèi)。)

　　五、文件必須蓋章或簽字。

　　六、密級分為"絕密"、"機密"、"秘密"。

　　七、緊急程度分為"特急"、"急"、"平"。

　　八、文件內(nèi)容要求事實清楚、觀點鮮明、條理清晰、文字精煉、用語準確。

　　九、發(fā)文單位必須注明全稱。

　　十、多頁文件應(yīng)標明頁碼。

　　十一、文字從左至右橫寫、橫排,左側(cè)留裝訂位。

　　十二、文件紙一般使用a4型。

　　第四節(jié)收文

　　一、收文一律使用《收文簿》。

　　二、外單位來文均由行政部指定專人收文,由總經(jīng)辦統(tǒng)一拆封、登記,根據(jù)文件屬性及時分送相關(guān)部門。

　　第五節(jié)辦文

　　一、辦文包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦等程序。

　　二、辦文由總經(jīng)辦統(tǒng)一安排,包括文件的分送、傳遞和催辦。

　　三、協(xié)辦部門必須積極配合主辦部門完成文件處理。

　　四、文件的催辦由總經(jīng)辦負責(zé),防止漏辦或延誤。

　　五、嚴格按照時限要求完成。

　　六、文件傳遞必須保證安全,完善簽收手續(xù),防止文件遺失。

　　七、文件辦理完畢后,統(tǒng)一交由總經(jīng)辦指定專人保管、立卷歸檔。

　　第六節(jié)發(fā)文

　　一、發(fā)文一律使用《公司發(fā)文稿紙》。 二、發(fā)文程序如下:公司內(nèi)部發(fā)文:擬稿人→部門經(jīng)理核準→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)辦統(tǒng)一編號→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案對外發(fā)文:擬稿人→部門經(jīng)理審核→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)理核準→總經(jīng)辦統(tǒng)一編號→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案第七節(jié)其他

　　一、時限要求:

　　1、特急:限4個工作時內(nèi)完成。

　　2、急:限8個工作時內(nèi)完成。

　　3、平:限16個工作時內(nèi)完成。

　　二、文件的保密要求:

　　1、絕密文件:閱后應(yīng)立即退回發(fā)文部門,并由發(fā)文部門保存在保險柜內(nèi)。

　　2、機密文件:閱后應(yīng)立即保存在保險柜內(nèi)。

　　3、秘密文件:閱后立即保存在文件柜內(nèi)。

　　三、文件立卷歸檔按照《檔案管理制度》執(zhí)行。

公司文件管理制度10

　　(一)總則

　　為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用,特制訂本制度。

　　(二)文件管理

　　內(nèi)容主要包括:上級函、電、來文,同級函、電、來文,本公司上報下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則,全公司各類文件由辦公室歸口管理。

　　(三)收文的管理

　　1、公文的簽收凡來公司公啟文件(除公司領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由收發(fā)員登記簽收后分別交辦公室文書拆封。在簽收和拆封時,收發(fā)員和辦公室文書要注意檢查封口和郵戳。對于口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因,對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。對上級機要部門發(fā)來的文件,要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定,如果其中一項不對口,應(yīng)立即報告上級機要部門,并登記差錯文件的文號。

　　2、公文的'編號保管辦公室文書對上級來文拆封后應(yīng)及時附上“文件處理傳閱單”,并分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導(dǎo)親啟文件,公司領(lǐng)導(dǎo)啟封后,也應(yīng)交辦公室辦理正常手續(xù)。本公司外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時分別送交辦公室文書進行登記編號保管,不得個人保存。

　　3、公文的閱批與分轉(zhuǎn)凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,由辦公室文書分送承辦部門閱辦,重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完,緊急文件要月即辦。

　　4、文件的傳閱與催辦傳閱文件應(yīng)嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。閱讀文件應(yīng)抓緊時間,當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交回辦公室,閱批文件一般不得超過2天,閱后應(yīng)簽名以示負責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”,辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。閱文時不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。文件閱完后,應(yīng)送交辦公室辦公室文書,切忌橫傳。辦公室辦公室文書對文件負有催辦檢查督促的責(zé)任,承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)。

　　(四)發(fā)文的管理

　　1、發(fā)文的范圍凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報,均屬發(fā)文范圍。

　　2、公司下發(fā)文件主要用于:公布公司規(guī)章制度;公布公司體制機構(gòu)變動或干部任免事項;公布公司性的重大開發(fā)、項目、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定;發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報;其他有關(guān)公司的重大事項。

　　3、公司上行文、外發(fā)文主要用于:對上級機關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定;同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大開發(fā)項目、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營管理等事宜。在公司日常項目開發(fā)和經(jīng)營管理中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項,應(yīng)按有關(guān)制度辦理,由主管業(yè)務(wù)部門書面或口頭通知執(zhí)行,一般不用公司文件發(fā)布。凡各業(yè)務(wù)部門如開專題會議所作的決定,一般都不應(yīng)發(fā)文,不備查考,可以簡寫名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀要。各業(yè)務(wù)部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系,可用各簡寫的名義對外發(fā)函(應(yīng)各自編號備查),不用公司名義發(fā)文。

　　(五)文件的立卷與歸檔

　　1、凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負責(zé)歸檔:

　�、偕霞墮C關(guān)來文,包括上級對公司報告、申請的批復(fù);

　　②公司發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的種類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等;

　　③經(jīng)理辦公室各種專業(yè)例會記錄;

　�、芄�司一級組織召開的代表大會所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等;

　�、萦斜４鎯r值的人民來信,來訪記錄及處理結(jié)果;

　�、迏⒓由霞壵匍_的各種會議帶回的文件、資料及本公司在會上匯報發(fā)言材料等;

　　⑦上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來公司檢查視察工作的報告、指示記錄,以及公司向上級進行匯報的提綱和材料;

　�、喾从彻�司生產(chǎn)、經(jīng)營活動、先進人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作等的音像攝制品;

　�、峁�司日志和大事記;⑩公司向上級請求批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料。

　　2、業(yè)務(wù)部門、各群眾團體日常工作中形成的活動資料,由各業(yè)務(wù)科室、群眾團體負責(zé)立卷歸檔。

　　3、立卷要求文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序,分門別類地進行整理歸檔。立卷時,要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料,要及時立卷歸檔。上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。

　　4、文件的銷毀對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件,公司辦公室應(yīng)定期清理造冊,并按上級有關(guān)規(guī)定,辦理申請銷毀手續(xù)。

公司文件管理制度11

　　一、總則：

　　為規(guī)范本公司技術(shù)文件的管理，確保文件編制的正確性特制訂本制度。

　　二、技術(shù)文件的編制、審核、批準：

　　1、技術(shù)文件由工程部負責(zé)編制，工程部應(yīng)對技術(shù)文件的正確性、合理性負責(zé)。

　　2、工程部部長負責(zé)技術(shù)文件的審核。

　　3、總經(jīng)理負責(zé)技術(shù)文件的批準。

　　4、技術(shù)文件包括：

　　a、圖紙；

　　b、工藝操作規(guī)程；

　　c、設(shè)備操作規(guī)程；

　　d、產(chǎn)品內(nèi)控標準；

　　e、產(chǎn)品檢驗規(guī)范；

　　f、采購技術(shù)要求等。

　　三、技術(shù)文件的更改：

　　1、技術(shù)文件更改的前提：

　　a、顧客要求更改；

　　b、由于開發(fā)試制的'疏忽而必須更改；

　　c、技術(shù)要求過高，生產(chǎn)設(shè)備無法達到而必須進行更改等。

　　2、各部門如確需對技術(shù)文件進行更改，須由各部門負責(zé)人填寫技術(shù)文件更改申請單，報工程部審核，廠務(wù)經(jīng)理批準；

　　3、技術(shù)文件更改申請單應(yīng)包括以下內(nèi)容：

　　a、更改原因；

　　b、更改前參數(shù)；

　　c、更改后參數(shù)。

　　4、技術(shù)文件更改申請單的審批：

　　a、廠務(wù)經(jīng)理負責(zé)對技術(shù)文件更改進行審批；

　　b、必要時廠務(wù)經(jīng)理可組織有關(guān)人員對技術(shù)文件的更改進行評審或會簽；

　　c、廠務(wù)經(jīng)理下達技術(shù)文件更改指令（書面文件）；

　　5、生產(chǎn)部根據(jù)指令實施更改。

　　a、更改不得降低規(guī)定的產(chǎn)品質(zhì)量水平和顧客適用性要求；

　　b、更改不得違反有關(guān)標準和法律、法規(guī)；

　　c、工程部負責(zé)更改，其他人員未經(jīng)受權(quán)無權(quán)更改，工程部做好技術(shù)文件更改記錄；

　　d、更改時所有部門及所有文件應(yīng)同步更改。

　　四、技術(shù)文件的管理：

　　1、技術(shù)文件發(fā)放：技術(shù)文件由工程部發(fā)放到相關(guān)責(zé)任部門，并在[文件發(fā)放記錄表]上登記，由領(lǐng)用人簽名。

　　2、文件使用和保管：

　　a、工程部根據(jù)工作需要合理發(fā)放給使用者；

　　b、使用者要妥善保管好文件，使用者未經(jīng)技術(shù)部許可，不得擅自復(fù)印、外借技術(shù)文件。有遺失及損壞情況應(yīng)及時報工程部辦理補發(fā)手續(xù)；

　　c、工程部應(yīng)建立[技術(shù)文件一覽表]及[外來文件一覽表]；

　　d、技術(shù)文件由工程部歸口保管，工程部對上述文件應(yīng)進行分類并妥善保管；

　　e、借閱技術(shù)文件須由技術(shù)部或廠務(wù)經(jīng)理批準，并在[文件及資料借閱登記表]上做好記錄，由借閱人簽名；

　　f、對無使用及保存價值的文件，由工程部負責(zé)審批后及時收回銷毀，并填寫[文件及資料回收登記表]；

　　g、對有保存參考價值的作廢文件，應(yīng)在該文件上進行標識，并用專柜保存，以防誤用。

公司文件管理制度12

　　一、目的

　　為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，對公司的文件的格式、編制、編號、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標準作出明確規(guī)定，實現(xiàn)公司文件管理的規(guī)范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應(yīng)性。結(jié)合公司實際工作情況，特制定本制度。

　　二、適用范圍

　　適用于公司各類文件的起草、審查、審批、發(fā)布、執(zhí)行、修改、廢止和備案。

　　三、定義

　　1、文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關(guān)活動的重要依據(jù)和工具。

　　2、受控文件：需要對文件的分發(fā)、更改、回收進行控制。隨時保持有效版本的文件。

　　3、非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。

　　4、外來文件：指來源于公司之外的與公司各項工作開展和進行相關(guān)活動有關(guān)的文件(法律、法規(guī)、標準、行業(yè)規(guī)范、客戶要求等)。

　　四、職責(zé)

　　1、公司人事行政部是公司文件管理的歸口部門，負責(zé)文件管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負責(zé)在全公司范圍內(nèi)對制度執(zhí)行的指導(dǎo)及監(jiān)督。

　　2、各部門產(chǎn)生的內(nèi)部使用的文件由部門負責(zé)人或者指定人員負責(zé)文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。

　　3、文件編制、審批、發(fā)布的權(quán)責(zé)

　　（1）各部門負責(zé)制定部門職責(zé)范圍內(nèi)的制度文件。

　　（2）管理者代表負責(zé)組織相關(guān)部門和人員負責(zé)組織制定公司體系文件、程序文件、管理文件。

　�。�3）人事行政部為公司文件規(guī)范化統(tǒng)籌管理部門，負責(zé)公司文件立、改、廢的審核(核稿)、發(fā)布、匯總。

　　五、文件分級分類

　　文件分級

　　1、一級文件：公司戰(zhàn)略規(guī)劃具有長期指導(dǎo)性、規(guī)范組織行為的概述性文件或制度匯編類文件等的系統(tǒng)文件。包括但不限于公司員工手冊、經(jīng)營管理規(guī)范等。

　　2、二級文件：規(guī)范各專業(yè)職能管理、服務(wù)規(guī)范管理等方面的文件。

　　3、三級文件：各職能管理、服務(wù)規(guī)范等具體實施的作業(yè)指導(dǎo)流程及相關(guān)技術(shù)文件、操作規(guī)定、規(guī)范、項目管理文件、公文等，包括具體的作業(yè)方法和標準。

　　4、四級文件：表格、表單類文件，凡記錄作業(yè)結(jié)果所用的表格等。

　　六、文件編號、標識與控制

　　（一）文件編號：[Microsof1]公司名稱+部門代號+文件名稱+文件順序號+時間

　　注：各部門代號

　　部門代碼部門代碼部門代碼部門代碼

　�。ǘ�）文件的標識與控制

　　1、文件分受控與非受控兩種,在管理體系運行的有關(guān)場所應(yīng)用的文件及提供給審核機構(gòu)的文件為受控文件,以編號為受控標識;如因其他目的提供給客戶的文件為非受控文件，不作標識;

　　2、長期有效的文件予以編號和標識，控制其發(fā)放，回收作廢失效版本;

　　3、一次性或短時間有效的文件過期自然失效，以其標題、日期作為標識，不必跟蹤回收其過期版本。

　　七、文件編制、審核、批準和發(fā)布

　�。ㄒ唬�、行政文件與管理性文件的編制與審批

　　(1)公司級行政性文件：公司組織機構(gòu)設(shè)置、人事任免涉及公司經(jīng)營管理、技術(shù)、生產(chǎn)、薪資福利、獎懲等重要決定的'通知/通告，由人事行政部負責(zé)編制。

　　(2)公司級管理性文件：如人力資源管理制度、技術(shù)文件管理制度、財務(wù)管理制度，由各部門依本制度3條負責(zé)編制。

　　(3)各部門行政性文件：各部門因部門管理及工作開展所需求發(fā)布的通知/通告，由相關(guān)職能部門負責(zé)編制。

　　(4)公司及各部門所有行政性文件審核由人事行政部填寫《公司內(nèi)部業(yè)務(wù)便簽》，部門負責(zé)人審核，常務(wù)副總批準、審閱和簽發(fā)。

　　(5)公司及各部門所有管理性文件的審核由人事行政部填寫《文件審閱簽發(fā)單》，部門負責(zé)人審核，常務(wù)副總批準、審閱和簽發(fā)。

　�。ǘ�）、文件歸檔、發(fā)放、保管

　　1、文件歸檔

　　(1)經(jīng)審批后的文件，人事行政部負責(zé)填寫“文件/記錄目錄”，并且將電子檔和紙張文件同時歸檔。

　　(2)各部門收到的文件由部門負責(zé)人或指定人員保管。各部門的“文件/記錄目錄”應(yīng)定期予以更新，并將復(fù)印件交人事行政部編制/更新公司《受控文件清單》。

　　2、文件發(fā)放

　　公司受控文件、記錄由人事行政部負責(zé)按以下范圍發(fā)放：

　　(1)管理手冊、程序文件和公司管理文件下發(fā)至各部門;

　　(2)作業(yè)文件、記錄下發(fā)至使用文件的相關(guān)部門;

　　(3)各個部門都要使用相應(yīng)文件、記錄的有效版本，人事行政部及時收回作廢文件;行政辦公室擬定《文件發(fā)放登記表》按上述規(guī)定范圍發(fā)放文件,并注明發(fā)放數(shù)量，填寫發(fā)放編號，并由領(lǐng)用者簽名。

　　(4)文件接收部門應(yīng)指定人員接收文件，收文者要在《文件發(fā)放登記表》中簽名。

　　3、文件保管與借閱

　　(1)文件保管：所有經(jīng)批準發(fā)布的文件皆應(yīng)登記編目并歸檔保存于文件的歸口部門，文件持有者使用有效版本，并確保文件清晰易于識別。

　　a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。

　　b、技術(shù)文件正本按文件歸口存放于文件產(chǎn)生的技術(shù)部門。

　　c、外來文件正本依文件分類存放于檔案室及相應(yīng)的文件接收部門。

　　(2)各部門需要借閱文件時可向文件歸口部門辦理借閱手續(xù)，各部門文件管理人員應(yīng)建立“文件借閱登記表”，管理文件的借出和歸還。

　　(3)存放與硬盤和軟盤的文件應(yīng)有備份，并作出版本標識，采用密碼進行保護，限定查閱及使用范圍，由授權(quán)使用的人員進行操作。

　　(4)文件的持有者若跨部門調(diào)動或離職，應(yīng)辦理文件交接、歸還手續(xù)。

　　八、文件的更改與回收作廢

　　（一）、文件更改

　　(1)當(dāng)文件不適應(yīng)需要更改時，由文件歸口部門提出，并實施具體更改工作，文件更改必須符合統(tǒng)一性、協(xié)調(diào)性，必要時相關(guān)的文件應(yīng)進行同步更改。

　　(2)文件更改的起草、審核、批準由原文件起草、審核、批準部門/人員按負責(zé)填寫《文件更改/評審單》并實施更改。

　　(3)文件修改內(nèi)容較少時，可以采用劃改、換頁的方式進行更改;單文件更改超過三次或更改較大或公司組織結(jié)構(gòu)、管理體系發(fā)生重大變化時應(yīng)進行換版。

　　(4)公司文件更改狀態(tài)按版本號為A版(B、C、D等)/修改狀態(tài)為0(1、2、3、4等)依此編號。版本號與更改狀態(tài)之間的關(guān)系為：每版文件同一版本內(nèi)可以允許修改10次，即修改狀態(tài)號最高是10，當(dāng)超過10次時，文件換版，即由A版升為B版，以此類推。特殊情況下，換版不受此限制。

　　(5)文件更改內(nèi)容必須及時到達文件使用場所，對文件的宣貫、實施情況有文件歸口部門進行檢查，并確認更改效果。

　　(6)公司鼓勵各部門及人員在使用文件時及時發(fā)現(xiàn)文件的問題，提出文件更改意見。

　�。ǘ�）、文件的作廢與銷毀

　　(1)各部門使用中的文件已被更改且有新版文件發(fā)布時，原文件應(yīng)作廢收回，作廢的原版文件由人事行政部按原發(fā)放數(shù)量回收，并登記標明回收日期。

　　(2)文件作廢或換頁換版時，對已回收的作廢文件由行政辦公室及時銷毀，并記錄在《文件銷毀(留用)記錄表》中，若需保留作廢文件時要在文件上標注“作廢”字樣。

　　(3)各類文件的保存期按《檔案管理制度》的規(guī)定執(zhí)行。

　　（三）、外來文件管理

　　外來文件接收與歸口

　　(1)國家法律、法規(guī);國家、行業(yè)、地方標準;上級主管部門下發(fā)的管理辦法、制度、規(guī)定等外來文件，由人事行政部統(tǒng)一收集管理，并建立《外來文件清單》。

　　(2)外來文件由接收部門或形成文件部門歸口管理。

　　(3)外來的一般性通知、公告等需執(zhí)行的文件由公司總經(jīng)理審批后，交由相關(guān)部門傳閱執(zhí)行，履行完畢后，由執(zhí)行部門記錄執(zhí)行情況，交檔案室備檔。

　�。ㄋ模�、保密文件的管理

　　1、保密文件及保密信息在形成后、歸檔前以“誰形成誰負責(zé)”為原則進行管理，秘密信息以載體形式歸檔后，交由檔案室負責(zé)管理。

　　2、保密文件的發(fā)放、傳閱、披露應(yīng)遵守以下原則：

　�。�1）文件密級發(fā)放、傳閱范圍

　　（2）絕密公司核心領(lǐng)導(dǎo)、絕對信息形成部門的負責(zé)人及公司領(lǐng)導(dǎo)認為需要讓其知悉的對象

　�。�3）機密公司部門負責(zé)人以上人員，機密信息形成部門的相關(guān)人員及公司領(lǐng)導(dǎo)認為需要讓其知悉的對象

　�。�4）秘密公司部門主管級以上人員，秘密形成部門的相關(guān)人員及該部門認為需要讓其知悉的對象

　　附件：

　　《公司內(nèi)部業(yè)務(wù)便簽》

　　《文件審閱簽發(fā)單》

　　《受控文件清單》

　　《文件發(fā)放登記表》

　　《文件更改/評審單》

　　《文件銷毀(留用)記錄表》

　　《外來文件清單》

　　公司內(nèi)部業(yè)務(wù)便簽

　　□通報□指示□通知□批復(fù)

　　□協(xié)調(diào)□請示□報告□接洽

　　給(TO)：日期(DATE)：年月日

　　由(FROM)：□請回復(fù)(REPLY)□請歸檔(FILE)

　　標題(SUBJECT)：

　　內(nèi)容(MESSAGE)：見下文

　　(空兩格，正文宋體四號字，表格視情況酌定)

　　_____(部門)

　　_____年_____月_____日

　　起草人：各部門負責(zé)人審簽：

　　分管領(lǐng)導(dǎo)審簽：

　　總經(jīng)理審簽：

　　文件發(fā)放記錄表

　　編號：

　　序號文件名稱文件編號接收部門份數(shù)簽字發(fā)放/回收日期發(fā)放/回收部門

　　編制：年月日

　　文件更改/評審單

　　編號：

　　文件編號

　　文件名稱

　　更改原因：

　　更改內(nèi)容：

　　評審結(jié)論：

　　評審人員：

　　編制：年月日

　　文件銷毀(留用)記錄表

　　編號：

　　序號記錄名稱記錄編號發(fā)放

　　日期回收

　　日期數(shù)量原因

　　編制:年月日

　　外來文件清單

　　編號：

　　序號文件名稱備注

　　1

　　2

　　3

　　4

　　5

　　6

　　7

　　8

　　9

　　10

　　11

　　12

　　13

　　14

　　15

　　16

　　17

　　18

　　19

　　20

　　21

　　22

　　23

　　編制：年月日

　　受控文件清單

　　編號：

　　序號文件名稱文件編號版/次備注

　　編制:年月日

　　文件審閱簽發(fā)單

　　編號：

　　擬文部門

　　擬稿

　　核稿

　　文件名稱

　　文件編號

　　文件內(nèi)容摘要

　　文件發(fā)放范圍

　　(擬文部門填寫)主送：董事長□總經(jīng)理□

　　抄送：行政人事部□財務(wù)部□營銷部□項目部□

　　擬文部門負責(zé)人意見：

　　擬發(fā)簽字：

　　法務(wù)部意見：

　　審簽：

　　分管副總意見：

　　審簽：

　　公司

　　總經(jīng)理意見：

　　審簽：

　　簽發(fā)

　　日期

公司文件管理制度13

　　1、目的：

　　為適應(yīng)公司全方位規(guī)范化管理，做好公司文件管理工作，確保使用文件的統(tǒng)一性和有效性，使之規(guī)范化和制度化，特制定本制度。

　　2、適用范圍：

　　本制度適用于公司所有文件的管理。

　　3、定義：

　　公司文件是傳達方針政策，發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請示和答復(fù)問題、指導(dǎo)商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具。

　　4、文件處理程序：

　　公司各部門都應(yīng)堅持實事求是、尊重客觀、理論聯(lián)系實際、認真負責(zé)的工作作風(fēng)，努力提高文件質(zhì)量和處理效率。文件處理必須做到準確、及時、安全，嚴格按照規(guī)定的時限和要求完成。

　　4.1總裁辦負責(zé)公司行政文件的編制、發(fā)放、登記、存檔、更改、回收、作廢等管理工作。

　　4.2公司各職能部門負責(zé)本部門的文件編制、編號、登記、存檔、更改和專用文件的管理，發(fā)放文件必須在總裁辦備份存檔，并接受總裁辦的檢查與監(jiān)督。

　　5、文件分類：公司的公文主要可分為以下類：

　　5.1管理制度：適用于公司各部門的規(guī)范性程序的明確，包括條例、制度、規(guī)定、管理辦法�！皸l例”一般應(yīng)用于系統(tǒng)性制度匯編；“制度”一般應(yīng)用于某一方面職能的明確；“規(guī)定”應(yīng)用于一項具體工作的明確；“管理辦法”一般是對條例、制度或規(guī)定的細化性操作程序明確。

　　5.2工作通知：適用于轉(zhuǎn)發(fā)上級文件，批轉(zhuǎn)下級文件，要求下級辦理和需要共同執(zhí)行的事項；

　　5.3人事通知適用于公司人員錄用、晉升、調(diào)動、降職、獎懲等事項的公布。

　　5.4工作報告適用于下級因為某項工作對上級進行匯報請示的行文。

　　5.5會議紀要適用于公司各級會議進行的記錄的文件。

　　5.6對外發(fā)函適用于公司因某項事情對外部機構(gòu)或個人發(fā)送的文件。

　　5.7決定、決議：對重要事項或重大行動做出安排，用“決定”；經(jīng)會議討論通過并要求貫徹的.事項，用“決議”。

　　5.8通報：表彰先進，批評錯誤，傳達重要信息。

　　5.9請示：向上級請求批示與批準，用“請示”。

　　5.10批復(fù)：答復(fù)請示事項用“批復(fù)”。

　　6、文件格式：

　　6.1公司所有文件采用A4豎版模式，四周頁邊距設(shè)置為2.5CM，頁腳設(shè)置為1.5CM，采用數(shù)字形式；6.2文件首頁頂部添加公司徽標和中英文名稱。

　　6.3文件一般由標題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、密級、緊急程度、正文、附件、發(fā)文時間、印章、主題詞、主送單位（部門）、抄報（送)單位(部門）等部分組成；

　　6.4文件標題使用華文中宋體小二號，其他均使用宋體五號，1.5倍行距。標題與公司徽標間空一行；標題下方靠右為發(fā)文編號；發(fā)文編號與正文之間可空一行；正文中小標題可使用粗體；章節(jié)段落之間可空一行；文件落款位置偏右，正文與落款之間空二行；有附件的文件，附件在文本正文后落款前列出，與正文間隔一行、與落款間隔二行。

　　6.5發(fā)文字號包括代號、年號、順序號；公司各類文件須統(tǒng)一編制發(fā)文編號，編號數(shù)字不分按年度時間順序排序。

　　6.5.1公司級發(fā)文瑞普總字【xx】號，一般適用公司級重大決定、戰(zhàn)略、管理制度等方面發(fā)文，其他各部門發(fā)文為該部門為主要責(zé)任的相關(guān)工作文件，一般不具有全局性。 6.5.2人事任免類發(fā)文瑞普人字【xx】號

　　6.5.3總裁辦發(fā)文瑞普辦字【xx】號

　　6.5.4財務(wù)部發(fā)文瑞普財字【xx】號

　　6.5.5研發(fā)部發(fā)文瑞普研字【xx】號

　　6.5.6質(zhì)管部發(fā)文瑞普質(zhì)字【xx】號

　　6.5.7營銷中心發(fā)文瑞普銷字【xx】號

　　6.6簽發(fā)人：制度類和通知類文件在落款處上方應(yīng)加“簽發(fā)人”項目，由相關(guān)負責(zé)人手寫簽名。文件底部應(yīng)添加與文字頁面等寬兩橫線，兩橫線間下添加“報送、發(fā)送、抄送、印制份數(shù)”等項目，1.5倍行距�！皥笏汀睘樾枰�了解此文件的總監(jiān)級以上領(lǐng)導(dǎo)，“主送”對象為該文件直接關(guān)系到的部門或人員，“抄送”對象為該文件不直接相關(guān)卻應(yīng)該了解的部門或人員。對于版面一頁稍多的文件，文檔正文部分可以適當(dāng)縮小行距，使該文件保持在一頁內(nèi)，但是如果不能保證蓋章生效和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字，在文件的第二頁開頭可寫明此頁無正文的字樣。

　　6.7密級：公司文件密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”、“內(nèi)部文件”四級，注在文件的右上角。

　　6.8緊急程度：最緊急、最重要、權(quán)重最大的工作或事項，標注“緊急”或“急”字樣，經(jīng)理、主管以上人員閱辦此類文件要求引起高度關(guān)注，以最快的速度，組織最有力的資源，統(tǒng)籌安排、科學(xué)組織、協(xié)調(diào)配合、逐項落實，確保工作在規(guī)定的時間內(nèi)按期完成。

　　6.9具體要求：

　　6.9.1文件標題應(yīng)準確簡要概括文件的主要內(nèi)容；

　　6.9.2文件中包括項目符號、文件編號、統(tǒng)計表、計劃表、序號、專用術(shù)語和百分比必須用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫，分層標識。年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等，一般不要簡稱，文件必須加蓋公司公章。

　　6.9.3文件最后一頁的頁腳橫線上方有主題詞；

　　6.9.4公司兩頁以上頁數(shù)文件都必須添加頁碼，位置為頁面底端，對齊方式為居中，首頁顯示頁碼，格式為默認格式；

　　6.9.5文件內(nèi)容要求按章按條款依次排列，結(jié)構(gòu)完整、層次清楚；實事求是、觀點鮮明、條理清晰、文字精煉、標點正確、用字準確、格式規(guī)范；

　　6.9.6本規(guī)定中其他未規(guī)定事宜，應(yīng)按照應(yīng)用文標準格式編輯。

　　7、收文：

　　7.1收文一律使用《天津瑞普生物技術(shù)股份有限公司收文簿》；

　　7.2外單位來文均由總裁辦指定專人收文，由總裁辦統(tǒng)一拆封、登記，由行政總監(jiān)填寫《文件閱辦單》提出處理意見后，簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報送給有關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)，不得積壓遲誤，屬急件的，應(yīng)在接件后即時報送。

　　7.3文書處理工作：

　　7.3.1文書處理包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦、簽收、保管、立卷歸檔等程序；

　　7.3.2部門文件平時的管理，要求實行分類管理，文件夾側(cè)面標題設(shè)置為4個字，添加公司徽標和英文簡稱。如：行政管理、公司制度、公司證件、數(shù)據(jù)統(tǒng)計。文件夾內(nèi)設(shè)目錄便于查找。標題格式詳見附表；

　　8、發(fā)文：

　　8.1發(fā)文執(zhí)行天津瑞普生物技術(shù)股份有限公司發(fā)文流程，發(fā)文程序如下：公司內(nèi)部發(fā)文：

　　擬稿人→核稿人：部門主管領(lǐng)導(dǎo)（經(jīng)理、總監(jiān)）審核→公司主管領(lǐng)導(dǎo)（總監(jiān)、副總裁）核準→編號→打印→蓋章（簽字）→發(fā)文→備案對外發(fā)文：

　　擬稿人→部門經(jīng)理或總監(jiān)、副總裁審核→總裁核準→編號→打印→蓋章（簽字）→發(fā)文→備案

　　9、附則：

　　9.1本制度的最終解釋權(quán)及修改權(quán)歸天津瑞普生物技術(shù)股份有限公司總裁辦；

　　9.2本制度的制定、解釋、修改等工作由公司總裁辦負責(zé)，經(jīng)公司總裁批準后下發(fā)；

　　9.3本制度自下發(fā)之日起生效。

　　9.4附相關(guān)支持性文件。

　　9.4.1文件頁面格式

　　9.4.2文件閱辦單

　　9.4.3公文擬稿紙

　　9.4.4標題格式

公司文件管理制度14

　　一、文件材料歸檔

　　1、歸檔范圍

　　凡是公司及各分公司、小區(qū)經(jīng)營活動中直接形成的具有保存價值的文件材料都應(yīng)定期歸檔保存在公司檔案室。

　　2、歸檔時間

　　對公司規(guī)定應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須由檔案形成部門按規(guī)定收集、整理后，定期移交給本單位檔案室及檔案工作人員進行集中管理，任何部門或者個人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。

　　（1）文書文檔(包括統(tǒng)計檔案以及業(yè)務(wù)部門形成的檔案)。

　�。�2）會計檔案先在財務(wù)部門保存一年后移交檔案室。

　�。�3）設(shè)備檔案在設(shè)備安裝后一周內(nèi)歸檔。

　�。�4）特種載體檔案，隨時歸檔。

　�。�5）合同檔案在合同簽訂后逐步歸檔。

　　3、歸檔要求

　�。�1）歸檔的文件材料必須完整、準確、系統(tǒng)。

　�。�2）歸檔的文件材料必須按其規(guī)律組成案卷。

　　（3）歸檔材料除外部原因外原則上采用A4紙型。

　　（4）歸檔時必須填寫移交目錄，辦理交接手續(xù)。

　�。�5）歸檔的材料原則上應(yīng)裝訂成冊，確實不能裝訂成冊的，由經(jīng)辦人說明原因，由檔案員接受不成冊的資料后裝訂成冊。

　　二、檔案借閱

　　1、借閱檔案必須履行登記手續(xù)。檔案原則上只在檔案室查閱。非機密檔案，因特殊情況需借出者，要經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后并辦理借出手續(xù)，歸還時對所借檔案應(yīng)予以檢查核對，并注銷。

　　2、借閱檔案必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準，機密以上檔案一律在檔案室查閱，不得借出。

　　3、外單位要查閱檔案，需經(jīng)本公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)書面同意批準，方可借閱，借閱人要登記簽名。

　　4、借閱者要愛護檔案，不得拆卷、涂改、批注、損壞和遺失，如發(fā)現(xiàn)以上情況，視情節(jié)按《檔案法》規(guī)定處理。

　　5、借閱檔案要嚴守機密，不得轉(zhuǎn)借他人，不得向借閱范圍以外的人員泄露檔案內(nèi)容。

　　6、摘抄、復(fù)制檔案須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準，摘抄的檔案內(nèi)容必須經(jīng)檔案人員核對，加蓋公章后始有效用。

　　7、對借出的.檔案，管理人員應(yīng)及時催還。

　　三、檔案保密

　　1、認真執(zhí)行公司的商業(yè)和技術(shù)保密制作，維護檔案的安全，做好公司的保密的工作。

　　2、檔案工作人員和借閱檔案人員，嚴格遵守保密制度，不準將檔案給無關(guān)人員翻閱，若有泄露，按保密規(guī)定處理。

　　3、檔案工作人員要忠于職守，遵守紀律。不得擅自涂改，拆頁和銷毀檔案，不得私自泄露檔案內(nèi)容。

　　4、檔案室應(yīng)根據(jù)《保密條例》規(guī)定的保密范圍，對全部檔案進行密級劃分。

　　5、借閱有密級的檔案，必須按《檔案借閱制度》有關(guān)規(guī)定辦理。

　　6、管理人員如有變動，必須辦理交接手續(xù)，移交時進行清點、核對，以確保檔案的完整與安全。

公司文件管理制度15

　　1目的

　　為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，對公司的文件的格式、編制、編號、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標準作出明確規(guī)定，實現(xiàn)公司文件管理的規(guī)范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應(yīng)性。結(jié)合公司實際工作情況，特制定本制度。

　　2適用范圍

　　適用于公司各類文件的起草、審查、審批、發(fā)布、執(zhí)行、修改、廢止和備案。

　　3定義

　　3.1文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關(guān)活動的重要依據(jù)和工具。

　　3.2受控文件：需要對文件的分發(fā)、更改、回收進行控制。隨時保持有效版本的文件。

　　3.3非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。

　　3.4外來文件：指來源于公司之外的與公司各項工作開展和進行相關(guān)活動有關(guān)的文件 (法律、法規(guī)、標準、行業(yè)規(guī)范、客戶要求等)。

　　4職責(zé)

　　4.1公司人事行政部是公司文件管理的歸口部門，負責(zé)文件管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負責(zé)在全公司范圍內(nèi)對制度執(zhí)行的指導(dǎo)及監(jiān)督。

　　4.2各部門產(chǎn)生的內(nèi)部使用的文件由部門負責(zé)人或者指定人員負責(zé)文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。

　　4.3文件編制、審批、發(fā)布的權(quán)責(zé)

　　4.3.1各部門負責(zé)制定部門職責(zé)范圍內(nèi)的制度文件。

　　4.3.2管理者代表負責(zé)組織相關(guān)部門和人員負責(zé)組織制定公司體系文件、程序文件、管理文件。

　　4.3.3人事行政部為公司文件規(guī)范化統(tǒng)籌管理部門，負責(zé)公司文件立、改、廢的審核(核稿)、發(fā)布、匯總。

　　5文件分級分類

　　5.1文件分級

　　5.1.1一級文件：公司戰(zhàn)略規(guī)劃具有長期指導(dǎo)性、規(guī)范組織行為的.概述性文件或制度匯編類文件等的系統(tǒng)文件。包括但不限于公司員工手冊、經(jīng)營管理規(guī)范等。

　　5.1.2二級文件：規(guī)范各專業(yè)職能管理、服務(wù)規(guī)范管理等方面的文件。

　　5.1.3三級文件：各職能管理、服務(wù)規(guī)范等具體實施的作業(yè)指導(dǎo)流程及相關(guān)技術(shù)文件、操作規(guī)定、規(guī)范、項目管理文件、公文等，包括具體的作業(yè)方法和標準。

　　5.1.4四級文件：表格、表單類文件，凡記錄作業(yè)結(jié)果所用的表格等。

　　6文件編號、標識與控制

　　6.1文件編號：[Microsof1] 公司名稱+部門代號+文件名稱+文件順序號+時間

　　注：各部門代號

　　部門代碼部門代碼部門代碼部門代碼

　　6.2文件的標識與控制

　　文件分受控與非受控兩種,在管理體系運行的有關(guān)場所應(yīng)用的文件及提供給審核機構(gòu)的文件為受控文件,以編號為受控標識;如因其他目的提供給客戶的文件為非受控文件，不作標識;

　　長期有效的文件予以編號和標識，控制其發(fā)放，回收作廢失效版本;

　　一次性或短時間有效的文件過期自然失效，以其標題、日期作為標識，不必跟蹤回收其過期版本。

　　7文件編制、審核、批準和發(fā)布

　　7.1行政文件與管理性文件的編制與審批

　　(1)公司級行政性文件：公司組織機構(gòu)設(shè)置、人事任免涉及公司經(jīng)營管理、技術(shù)、生產(chǎn)、薪資福利、獎懲等重要決定的通知/通告，由人事行政部負責(zé)編制。

　　(2)公司級管理性文件：如人力資源管理制度、技術(shù)文件管理制度、財務(wù)管理制度，由各部門依本制度4.3條負責(zé)編制。

　　(3)各部門行政性文件：各部門因部門管理及工作開展所需求發(fā)布的通知/通告，由相關(guān)職能部門負責(zé)編制。

　　(4)公司及各部門所有行政性文件審核由人事行政部填寫《公司內(nèi)部業(yè)務(wù)便簽》，部門負責(zé)人審核，常務(wù)副總批準、審閱和簽發(fā)。

　　(5)公司及各部門所有管理性文件的審核由人事行政部填寫《文件審閱簽發(fā)單》，部門負責(zé)人審核，常務(wù)副總批準、審閱和簽發(fā)。

　　7.2文件歸檔、發(fā)放、保管

　　7.2.1文件歸檔

　　(1)經(jīng)審批后的文件，人事行政部負責(zé)填寫“文件/記錄目錄”，并且將電子檔和紙張文件同時歸檔。

　　(2)各部門收到的文件由部門負責(zé)人或指定人員保管。各部門的“文件/記錄目錄”應(yīng)定期予以更新，并將復(fù)印件交人事行政部編制/更新公司《受控文件清單》。

　　7.2.2文件發(fā)放

　　公司受控文件、記錄由人事行政部負責(zé)按以下范圍發(fā)放：

　　(1)管理手冊、程序文件和公司管理文件下發(fā)至各部門;

　　(2)作業(yè)文件、記錄下發(fā)至使用文件的相關(guān)部門;

　　(3)各個部門都要使用相應(yīng)文件、記錄的有效版本，人事行政部及時收回作廢文件;行政辦公室擬定《文件發(fā)放登記表》按上述規(guī)定范圍發(fā)放文件,并注明發(fā)放數(shù)量，填寫發(fā)放編號，并由領(lǐng)用者簽名。

　　(4)文件接收部門應(yīng)指定人員接收文件，收文者要在《文件發(fā)放登記表》中簽名。

　　7.2.3文件保管與借閱

　　(1)文件保管：所有經(jīng)批準發(fā)布的文件皆應(yīng)登記編目并歸檔保存于文件的歸口部門，文件持有者使用有效版本，并確保文件清晰易于識別。

　　a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。

　　b、技術(shù)文件正本按文件歸口存放于文件產(chǎn)生的技術(shù)部門。

　　c、外來文件正本依文件分類存放于檔案室及相應(yīng)的文件接收部門。

　　(2)各部門需要借閱文件時可向文件歸口部門辦理借閱手續(xù)，各部門文件管理人員應(yīng)建立“文件借閱登記表”，管理文件的借出和歸還。

　　(3)存放與硬盤和軟盤的文件應(yīng)有備份，并作出版本標識，采用密碼進行保護，限定查閱及使用范圍，由授權(quán)使用的人員進行操作。

　　(4)文件的持有者若跨部門調(diào)動或離職，應(yīng)辦理文件交接、歸還手續(xù)。

　　7.3文件的更改與回收作廢

　　7.3.1文件更改

　　(1)當(dāng)文件不適應(yīng)需要更改時，由文件歸口部門提出，并實施具體更改工作，文件更改必須符合統(tǒng)一性、協(xié)調(diào)性，必要時相關(guān)的文件應(yīng)進行同步更改。

　　(2)文件更改的起草、審核、批準由原文件起草、審核、批準部門/人員按負責(zé)填寫《文件更改/評審單》并實施更改。

　　(3)文件修改內(nèi)容較少時，可以采用劃改、換頁的方式進行更改;單文件更改超過三次或更改較大或公司組織結(jié)構(gòu)、管理體系發(fā)生重大變化時應(yīng)進行換版。

　　(4)公司文件更改狀態(tài)按版本號為A版(B、C、D等)/修改狀態(tài)為0(1、2、3、4等)依此編號。版本號與更改狀態(tài)之間的關(guān)系為：每版文件同一版本內(nèi)可以允許修改10次，即修改狀態(tài)號最高是10，當(dāng)超過10次時，文件換版，即由A版升為B版，以此類推。特殊情況下，換版不受此限制。

　　(5)文件更改內(nèi)容必須及時到達文件使用場所，對文件的宣貫、實施情況有文件歸口部門進行檢查，并確認更改效果。

　　(6)公司鼓勵各部門及人員在使用文件時及時發(fā)現(xiàn)文件的問題，提出文件更改意見。

　　7.4文件的作廢與銷毀

　　(1)各部門使用中的文件已被更改且有新版文件發(fā)布時，原文件應(yīng)作廢收回，作廢的原版文件由人事行政部按原發(fā)放數(shù)量回收，并登記標明回收日期。

　　(2)文件作廢或換頁換版時，對已回收的作廢文件由行政辦公室及時銷毀，并記錄在《文件銷毀(留用)記錄表》中，若需保留作廢文件時要在文件上標注“作廢”字樣。

　　(3)各類文件的保存期按《檔案管理制度》的規(guī)定執(zhí)行。

　　7.5外來文件管理

　　7.5.1外來文件接收與歸口

　　(1)國家法律、法規(guī);國家、行業(yè)、地方標準;上級主管部門下發(fā)的管理辦法、制度、規(guī)定等外來文件，由人事行政部統(tǒng)一收集管理，并建立《外來文件清單》。

　　(2)外來文件由接收部門或形成文件部門歸口管理。

　　(3)外來的一般性通知、公告等需執(zhí)行的文件由公司總經(jīng)理審批后，交由相關(guān)部門傳閱執(zhí)行，履行完畢后，由執(zhí)行部門記錄執(zhí)行情況，交檔案室備檔。

　　7.6保密文件的管理

　　7.6.1保密文件及保密信息在形成后、歸檔前以“誰形成誰負責(zé)”為原則進行管理，秘密信息以載體形式歸檔后，交由檔案室負責(zé)管理。

　　7.6.2保密文件的發(fā)放、傳閱、披露應(yīng)遵守以下原則：

　　文件密級發(fā)放、傳閱范圍

　　絕密公司核心領(lǐng)導(dǎo)、絕對信息形成部門的負責(zé)人及公司領(lǐng)導(dǎo)認為需要讓其知悉的對象

　　機密公司部門負責(zé)人以上人員，機密信息形成部門的相關(guān)人員及公司領(lǐng)導(dǎo)認為需要讓其知悉的對象

　　秘密公司部門主管級以上人員，秘密形成部門的相關(guān)人員及該部門認為需要讓其知悉的對象

　　附件：

　　《公司內(nèi)部業(yè)務(wù)便簽》

　　《文件審閱簽發(fā)單》

　　《受控文件清單》

　　《文件發(fā)放登記表》

　　《文件更改/評審單》

　　《文件銷毀(留用)記錄表》

　　《外來文件清單》

　　公司內(nèi)部業(yè)務(wù)便簽

　　□通報 □指示 □通知 □批復(fù)

　　□協(xié)調(diào) □請示 □報告 □接洽

　　給(TO)：日期(DATE)： 年 月 日

　　由(FROM)：□請回復(fù)(REPLY) □請歸檔(FILE)

　　標題(SUBJECT)：

　　內(nèi)容(MESSAGE)：見下文

　　(空兩格，正文宋體四號字，表格視情況酌定)

　　××××(部門)

　　二0一×年××月××日

　　起草人：各部門負責(zé)人審簽：

　　分管領(lǐng)導(dǎo)審簽：

　　總經(jīng)理審簽：

　　文件發(fā)放記錄表

　　編號：

　　序號文件名稱文件編號接收部門份數(shù)簽字發(fā)放/回收日期發(fā)放/回收部門

　　編制： 年 月 日

　　文件更改/評審單

　　編號：

　　文件編號

　　文件名稱

　　更改原因：

　　更改內(nèi)容：

　　評審結(jié)論：

　　評審人員：

　　編制： 年 月 日

　　文件銷毀(留用)記錄表

　　編號：

　　序號記錄名稱記錄編號發(fā)放

　　日期回收

　　日期數(shù)量原因

　　編制: 年 月 日

　　外來文件清單

　　編號：

　　序號文件名稱備注

　　1

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　　5

　　6

　　7

　　8

　　9

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　　11

　　12

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　　19

　　20

　　21

　　22

　　23

　　編制： 年 月 日

　　受控文件清單

　　編號：

　　序號文件名稱文件編號版/次備注

　　編制: 年 月 日

　　文件審閱簽發(fā)單

　　編號：

　　擬文部門

　　擬稿

　　核稿

　　文件名稱

　　文件編號

　　文件內(nèi)容摘要

　　文件發(fā)放范圍

　　(擬文部門填寫)主 送： 董事長□ 總經(jīng)理□

　　抄送：行政人事部□ 財務(wù)部□ 營銷部□ 項目部□

　　擬文部門 負責(zé)人意見：

　　擬發(fā)簽字：

　　法務(wù)部意見：

　　審 簽：

　　分管副總意見：

　　審 簽：

　　公司

　　總經(jīng)理意見：

　　審 簽：

　　簽發(fā)

　　日期

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