電子文件帶來的挑戰(zhàn)與對策-試談電子文檔的規(guī)范化管理

摘要：1、電子檔案與紙質(zhì)檔案，有著截然不同的區(qū)別，電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，對電子文檔管理的管理理論體系、人員素質(zhì)和管理技術(shù)等層面帶來諸多挑戰(zhàn)。2、解決存在問題的思路與對策。一是對電子文件的“原始性”概念進行重新界定。二是了解和把握電子文檔管理的特殊性和發(fā)展趨向，即信息內(nèi)容數(shù)碼化、文檔管理現(xiàn)代化、文檔處理一體化、檔案信息情報一體化。三是以人為本，提高文檔管理人員“含金量”，鍛造復(fù)合型人才資源。

關(guān)鍵詞：電子  文檔  管理  挑戰(zhàn)   對策

國務(wù)院及國務(wù)院辦公廳、中共山東省委及辦公廳自今年7月1日以后全部取消了紙質(zhì)紅頭文件，并對重要文件和統(tǒng)計數(shù)據(jù)分別以政報、匯編等形式對外權(quán)威發(fā)布。我國發(fā)達地區(qū)比如深圳、重慶等地早在2002年2月前就取消了紙制文件，開創(chuàng)了我國文檔管理新理念的先河。

電子文件是能被計算機系統(tǒng)識別、處理，并按照一定格式存儲在磁帶、磁盤或者光盤等介質(zhì)上，并可以在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的數(shù)字代碼序列。在計算機顯示器或者打印機上看到的文字、圖紙等構(gòu)成的電子文件形態(tài)，只不過是電子文件的某種輸出形式而已。過去、現(xiàn)在和將來，使用紙墨、照片形成和傳遞的政府機關(guān)公文以及圖書、圖紙、圖形、影像、文獻資料、科技情報、商業(yè)信息，都可以利用計算機進行處理。而且電子文件越來越被政府機關(guān)、社會團體以及個人廣泛地認識和應(yīng)用，成為勢不可擋的潮流。

電子文件的優(yōu)越性在此不再一一贅述。如何利用和保護電子文件和電子檔案工作已經(jīng)成為文檔戰(zhàn)線思考和急待解決的問題。

一、使用和管理電子文檔中遇到的困難與挑戰(zhàn)。

（一）電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式。

一是電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡。雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的電子文件也有可能被非法截獲或更改。二是電子文件制作過程的虛擬化使得對其原件的界定難于實現(xiàn)。電子文件制作者不一定像制作紙質(zhì)文件那樣必須制出一份或一批原件來行使其職責(zé)，有時他只不過制作一個“窗口”，將必要的信息集中在一起，并在需要的時候?qū)⑵漭敵�。這個“窗口”可以在眾多的電子計算機上顯示出來，也可被不同的“收文者”拷貝到他的電子計算機存儲器上或轉(zhuǎn)換成硬拷貝保存起來。在不同時間不同地點由不同人獲得同一內(nèi)容文件可以毫無區(qū)別，無法區(qū)分其中哪個是“原件”和“復(fù)制件”。三是電子

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