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洽商函的格式
1、函的概念、特點
函是不隸屬機關(guān)相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題；或者向有關(guān)主管部門請求批準事項時所使用的公文。
函作為公文中唯一的一種平行文種，其適用的范圍相當(dāng)廣泛。在行文方向上比較靈活，不僅可以在平行機關(guān)之間、不相隸屬的機關(guān)之間行文，而且還可以向上級機關(guān)或者下級機關(guān)行文。在適用的內(nèi)容方面，它除了主要用于不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題外，還可以向有關(guān)有管部門請示批準事項；向上級機關(guān)詢問具體事項，也還可以用于上級機關(guān)答復(fù)下級機關(guān)的詢問或請示批準事項，以及上級催辦下級機關(guān)有關(guān)事宜，如要求下級機關(guān)函報報表、材料、統(tǒng)計數(shù)字等。此外，函有時還可用于上級機關(guān)對某件原發(fā)文件作較小的補充或更正，不過這種情況并不多見。
函具有以下幾個特點：
�、艤贤ㄐ浴：瘜τ诓幌嚯`屬機關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，起著溝通作用，充分顯示著平行文種的功能，這是其它公文所不具備的特點。
�、旗`活性。表現(xiàn)在兩個方面：一是行文關(guān)系靈活。函是平行公文，但是它除了平行行文外，還可以向上行文或向下行文，沒有其他文種那樣嚴格的特殊行文關(guān)系的限制。二是格式靈活。除了國家高級機關(guān)的重要函必須按照公文的格式、行文要求行文外，其它一般函，比較靈活自便�？梢园凑展牡母袷郊靶形囊筠k，也可以不完全按照公文的格式及行文要求辦；可以有文頭版，也可以沒有文頭版，不編發(fā)文字號，甚至可以不擬標題。
�、菃我恍浴：闹黧w內(nèi)容應(yīng)該具備單一性的特點，一份函只宜寫一件事項。
2、函的分類
函可以從不同角度分類：
按性質(zhì)分，可以分為公函和便函兩種。公函用于機關(guān)單位較為正式和公務(wù)活動往來；便函則用于日常事務(wù)性工作的處理。
按發(fā)函的目的分，可以分為發(fā)函和復(fù)函兩種。發(fā)函即主動提出公務(wù)事項所發(fā)的函；復(fù)函則是回復(fù)對方詢問所發(fā)的函。
另外從內(nèi)容和用途上，還可以分為商洽事宜函、征求意見函、催辦事宜函、請求批準函、答復(fù)事宜函、報送材料函，等等。
3、函的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法
由于函的類別較多，從制作格式到內(nèi)容表述均有一定靈活機動性，茲不一一列述。這里主要介紹規(guī)范性公函的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法，其他類別的函可以比照來寫。
公函由首部、正文和尾部三部分組成。各部分的格式、項目內(nèi)容和寫法如下：
⑴首部。發(fā)文字號、主送機關(guān)等項目內(nèi)容。
①標題。公函的標題一般有兩種形式，一般由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成。
�、诎l(fā)文字號。由發(fā)文機關(guān)代字后加“函”字、年份和序號構(gòu)成，如“國辦函〔1994〕103號”。
�、壑魉蜋C關(guān)。即受文單位，寫明全稱，后面用冒號。
⑵正文。這是公函的主體部分。主要包括緣由、事項和結(jié)語三項內(nèi)容。
�、倬売�。概括交代發(fā)函的目的、根據(jù)、原因等內(nèi)容，然后用“現(xiàn)將有關(guān)問題說明如下：”或“現(xiàn)將有關(guān)問題函復(fù)如下：”等過渡語轉(zhuǎn)入下文。
②事項。函的事項部分內(nèi)容單一，一函一事，行文要直陳其事。是相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，還是向有關(guān)主管部門請求批準，要用簡潔得體的語言把需要告訴對方的問題、意見敘寫清楚。如果屬于復(fù)函，還要注意答復(fù)事項的針對性和明確性。
有的公函，事項涉及的內(nèi)容比較多，也可以分類列明。
�、劢Y(jié)語。一般根據(jù)函詢、函告、函商或函復(fù)的事項，選擇運用不同的結(jié)束語。
⑶尾部。一般包括署名和成文時間兩個項目內(nèi)容。
署名寫上機關(guān)單位名稱，并加蓋公章；成文時間寫明年、月、日期。
4、撰寫函件應(yīng)注意的問題
首先，要注意行文簡潔明確，用語把握分寸。特別是平行機關(guān)之間的行文，一定要注意語氣平和有禮貌，不要倚勢壓人或強人所難，也不必逢迎恭維，謹小慎微。至于復(fù)函，要注意行文的針對性，答復(fù)的明確性。
其次，函也有關(guān)于時效性的問題，特別是復(fù)函更應(yīng)該迅速、及時。不少單位在處理函件時，誤以為它的時效性不很強，于是就拖辦或者緩辦，有的甚至不辦，這樣勢必會給工作造成一定損失。所以，函雖然不像“命令”、“指示”等文種那樣具有權(quán)威性，但它畢竟是公務(wù)活動中不可或缺的文種，我們應(yīng)該像對待其它公文一樣，及時處理函件，以保證公務(wù)活動的正常進行。
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